rogersnotes 20151210: 台灣企業環境中，執行專案常見問題 & 填專案經理雜誌2015年終滿意度問卷送好禮

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成為PMP之後，首先我要落實PMO的一個職責，除了持續將PMP專案管理的思維運用在工作上，為公司建立一套適用的專案管理架構，並期待能發揮PMP共好精神，將專案管理的知識分享給大家。

從事資訊業已有近十年的經驗，執行專案的經驗也有約7年的時間，在學習PMP前，我的專案管理模式，都是買本專案管理的書，使用微軟的Project管理時程或是做做簡報，就以為自己在做專案管理了，但來到長宏後，才驚覺一切不同。欲練神功，必先自宮….，忘掉你的實務經驗吧!!為什麼呢？很多人心想，憑著多年專案管理的實力，我還要上補習班嗎？但對於具有多年實務經驗的人來說，PMP反而比較難考。因為在考試時，你要丟棄你在實務工作上的直覺判斷，我覺得這部份真的很困難。不是說PMP的知識體系脫離現實，而是在國內的企業，多半有自己的企業管理知識體系，且大部份受限於企業環境因素及大部份企業的企業都還是土法煉鋼的方法在做專案，而PMP是世界公認專案管理的Best Practice。台灣普遍企業都是功能性組織或是弱矩陣組織的環境中，常有以下幾點問題：

一、忽略章程及專案管理計劃書重要性

在台灣的可能很多企業在導專案，都忽略了章程與專案管理計劃的重要性，可能僅僅只有一個甘特圖，甚至只有一個To Do Task任務清單壓上起始與結束日期，專案章程內除了說明專案的目標、目的、里程碑摘要、高階需求、假設、限制及預算..等外，更如同聖旨一般記載著專案經理是由誰擔任、以及其授權權限，因為沒有被授權的專案經理，如同被打入冷宮的妃子，對資源的調度與分配，可能完全施不上力，甚至可能導致專案失敗。

而沒有一個較完整的專案管理計劃，常常會使專案團隊沒有一個標準的依據，可能從專案的一開始到結束都是在過專案救火隊的生活。13本子計劃與3大基準，若全用上了，可能也太小題大作，但專案經理，可以視專案的大小，自己運用，以基本整合架構向外延伸。

二、PM溝通能力不足

在普遍的台灣的企業中，總是老闆的一句話，就可以衍生出一個專案，此時可能工程師就被任命為PM了，但【白馬不是馬】，此時專案經理的職權其實很有限，主要就是一個協調者的角色，尤其在台灣普遍企業都是功能性組織或是弱矩陣組織的環境中，向其它功能部門要人可能會窒礙難行，因為真正的資源和決策權，還是掌握在其他功能性主管的手中，此時專案經理僅被設定為橫向溝通和回報的橋樑，此時人際關係等的軟技能就很有用了，專案經驗在執行專案的過程中，近80%的時間都在與利害關係人溝通，無論是垂直或是橫向的溝通，確保3R(Right information,Right time,Right Person)是十分重要的。所以身為一個專案經理，不能害怕與利害關係人溝通，因為有時候利害關係人可能直接或間接影響你專案的成敗。例如若因為確認需求時若在認知上落差過大，結果則須付出龐大的時間成本。

而利害關係人的訪談、製作利害關係人登錄表、需求文件及需求追溯矩陣，以及進行必要的溝通會議、相關利害關係人的議題紀錄、變更紀錄等等，都是應要重視並確實的去實行。

三、缺乏共好精神

曾看過有些專案團隊死氣沉沉亂無章法，同事間也不交談。這類的專案團隊效率怎會好。在長宏認識了共好精神，也在讀書會見識到共好精神的特效，讓我體認到死板板的工作，若能摻入共好精神，會使團隊更有效率及戰鬥力，也會讓員工工作快樂。

松鼠，為了度過寒冷的冬天，平時就日以繼夜收集向日葵種子，其努力工作的動機，就是達成儲存糧食的目標，若不把食物儲存起來，他們將無法度過冬天，為了全心全力做好有價值的事，沒有一隻松鼠不以此目標辛勤的工作。

海狸，是動物界中最厲害的水壩工人，牠們所做的水壩堅固耐用，建築過程中並沒有設計藍圖做基礎，每一隻海狸自行判斷自己要完成的工作，倘若水壩有漏洞，海狸將被淹死，所以海狸不需要任何鞭策或指揮，就會自動自發趕緊把洞補好，因為海狸的工作方式是掌握達成目標的過程，並認清自己的角色與責任。

野雁，的天賦是互相激勵鼓舞，每年北方的野雁以V字型，飛行數萬公里南遷避寒，雁群飛行時，後面的雁會發出聲音鼓舞飛行前面的雁勇敢前進，當領頭雁疲倦時，會有一隻雁子主動來替代，藉由雁群間彼此真心的鼓舞、分享與輪流領導，飛行過程中不斷的激勵鼓舞，據研究，群雁的飛行距離遠超過孤雁的 71%。

由於任何一個專案管理，都很難只由一個人就獨立完成，所以TEAM WORK在專案管理中便是很重要的一環，也因此「共好」的精神，共同建立工作價值、目標共識、及互相鼓舞來達成組織的目標，對於一個專案團隊當然就十分重要，專案經理此時很重要的任務就是要進行團隊組建，在團隊建立互信，培養團隊默契，是一種持續的任務。

四、沒有一個漂亮的Ending

經驗學習會議是專案收尾的主要部分。它可以幫助你在下一專案的進行不再犯相同錯誤，或是讓你了解哪些運作方式是不可行的，讓你能避免它在下個專案中再次發生。將會議討論的內容建檔，因為你在未來可能會需要再去參考這次的專案文件，特別是當你執行相類似專案時。可以運用類比或是參數法，都可以加速專案效率。

還有一點，專案結束時可以將團隊成員聚集在一起，說明專案的成功並向組員們說聲「謝謝」或是制做感謝狀，來感謝他們的辛苦付出。你也要為那些無法參加的小組成員想些其他可以表揚他們的方式。可以視專案大小，例如考慮舉辦個較小型的活動，例如小型聚餐，好好的感謝專案成員，對未來在導專案時，絕對只有利沒有弊的。

在長宏學習完PMP後，讓我在PMO這個部門裡，更得心應手，以五大流程及十大知識領域的方法，汲取專案管理的精華，再將之轉化成適合企業環境因素的專案管理架構，是我目前很重要的任務。

作者：顏裕,PMP