rogersnotes 20150917: 公務機關專案管理常見問題 & 專案經理雜誌志工招募，倒數計時

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公務機關專案管理常見問題

大學期間，由於就讀資訊管理科系，免不了要讀一堆管理書籍，當時我心想，大學剛畢業的學生，一定是從企業基層開始做起，初出茅廬的菜鳥怎會用到管理知識，於是對於管理相關科目，學習上也就馬馬虎虎，不甚重視，直到畢業多年後，偶然收到朋友轉寄分享的婚禮、出國旅遊專案管理簡報，才發現原來做一件事可以運用專案管理系統架構，面面俱到考慮每一個流程的細節，這不禁讓我對「專案管理」這門知識感到興趣，進而有了動力參與專案管理課程，也順利考取PMP證照。

　　寫這篇文章已距離考取PMP證照時間超過半年，本來想要考上就寫寫專案管理實務分享文章，但發現考畢後滿腦子塞滿五大流程及十大知識領域，尚還在思考如何逐步應用專案管理手法於工作中，可見兩個月的專案管理學習及訓練，確有影響我的思維，距離半年後寫這文章，重新翻閱專案管理教材，真的如同長宏Roger老師上課時所說在不同時期看專案管理有「見山是山，見山不是山，見山還是山」之感覺，以下是我在公務機關執行專案所觀察到的問題及心得與大家分享：

一、溝通管理問題

　　專案溝通管理是將「對的資訊」在「對的時間」給「對的人」，專案經理可能要花80%以上的時間在與專案相關利害關係人溝通，政府部門是一個龐大的機器，舉凡辦活動、大型採購案、訴訟案件，皆涉及跨部門會辦，初出茅廬之公職承辦人，常常不清楚政府部門職掌，在公文陳核過程由某長官說要加會某局處單位，在溝通前未辨識出利害關係人，此外，機關的研考算是控制溝通的一部分，但列管項目常常因為分屬不同專案計畫但工作內容是相同，因列管的目的不同填寫不同的報表，重覆做相同的事情，以上都是造成專案工作的增加、時程延宕或成本提升的原因之一。

二、風險管理問題

　　為達專案目標，總要事先預防一些始料未及的事件，以避免造成專案失敗，於是辨識風險成了一個很重要的課題，然而現在依據過去類似的專案歷史資訊及知識累積下來的經驗，已不足供辨識風險使用，近期發生很多非典型風險，例如眾所皆知的高雄氣爆、復航空難、八仙塵爆、蘇迪勒風災等，都再再顯示出辨視風險已無法靠以往經驗得知，辨識風險較以往困難，而因專案開始及進行中無法完整辨識出風險，就無法規劃風險回應，於是在風險發生時，往往措手不及，後果難以承受，這部分需回歸到平日內部控制的檢討及演練來補強，以因應非典型風險的發生。

三、人力資源問題

　　近年來各行各業都有缺工的問題，公部門也不例外，部分職系人員常不足額錄取，又因升遷、商調等人員流動率高，導致機關無法補足人力，在專案計畫推動上，難以獲得完整且有經驗的專案團隊，況且訓練人員非一朝一夕可成，以前傳統的師徒制，要求「三年四個月」才能出師，現在專案執行人員大概十天、一個月就得要上手，如此經驗傳承是一個很重要的課題，在專案管理稱Lessons Learned，包含執行專案的每一個階段流程的紀錄、文件、變更請求、回饋及稽核考評等，或許有人會說可自至公文系統或檔案室尋找這些經驗紀錄，但充其量僅能算是「資料」及「資訊」，要成為「知識」必須經思考、執行才可成為自己的「能力」，機關仍要思考人力資源配置及有效留住人才，畢竟有經驗的師父帶領做專案工作，才會事半功倍。

四、採購管理問題

　　在政府部門工作，免不了要辦理大大小小不同的採購案，無論是工務、財務或勞務採購，一個採購案就可視為一個專案，從規劃設計、公告發包、審標決標、履約管理、驗收、保固、維護等，短則幾個月，長則數年，政府部門公職人員需謹守政府採購法辦理採購，該法兼具興利防弊機制，但實際操作後卻是防弊效果遠遠多於興利，在選定採購策略時，可能受限法令而綁手綁腳，雖部分法條有彈性授權採購人員決定，但因保守心態不敢選用，與民間企業採購比起來缺少彈性及效率，在專案執行上常有落後情形。

五、範疇管理問題

　　範疇管理是確保專案的產出符合客戶需求標準，「不多、不少、不鍍金。」真是一語道出範疇管理的精要，在專案執行最怕遇到長官突然增加範疇及變更範疇，而為了達到長官的要求，專案的承辦人可能會累的人仰馬翻，因為政府的專案很多都牽涉到契約，依契約行事是辦理採購案的指導原則，小幅度的變更或許做變更設計可以解決，但後續的「蝴蝶效應」可能比做變更設計更費工夫，如查核、檢討責任等；大幅度的變更亦可能造成契約無法執行或有罰款、訴訟等情事，做範疇的變更要很謹慎。專案的六重限制：範疇、時程、預算、品質、資源及風險，任何一個因素改變都會至少造成一個以上的其它因素受到影響，不可不慎。

以上是我在考上PMP後，在工作上所見所聞，並以專案管理的角度來思考每個不同的專案在事件發生後可能是什麼樣的問題，在工作上的枝微末節很難用一語道盡，向各位讀者交待始末，故皆以時事來舉例，希望藉由別人在專案上發生的問題，也能做為借鏡及參考，正所謂「凡事豫則立，不豫則廢。」學習專案管理讓我更注重規劃，在思考事情也會將專案管理的十大領域知識運用在實務中，也希望自己在專案管理上能夠精益求精、更上層樓。以上為個人在PMP實務運用上的淺見，與大家分享。

作者：洪靜誼,PMP

作者簡介：

洪靜誼，2014年12月9日正式成為PMP的一員，目前服務於臺北市政府。成為PMP之後，持續結合專案管理知識、技能、工具運用在工作中，在逐步完善的過程中達成專案目標。

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數據會說話 - 你的專案旗艦競爭力/ 程哲明

《數據會說話 - 你的專案旗艦競爭力》作者：程哲明

專案裡面有所著許細節要管理，80%以上的專案經理人都只專注在「時程」及「產品」的交付上，忽略了「成本」及「專案資源」才是創造競爭力的主要元素。

時至今日，數據分析成了邁向成功之路的顯學，本書教你如何收集專案期間的各種有用資訊，並加以歸納、分析、洞察，最後導出各種軟技巧及硬技能的對應策略，來增加專案的獲利能力與專業競爭力。

筆者任職於集團企業的大數據部門，主要任務在收集企業營運資訊，導入各種數據分析的專案，使用數據來洞察商機，並創造營收利潤，數據化的專案管理是每位專案經理都要學會的一門課程。

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《CSP國際證照》新里程碑，目前台灣有6位，有三位來自長宏

長宏深耕敏捷管理推廣又一個新里程碑

台灣半數敏捷專家(CSP) 都在長宏專案

長宏榮耀，恭喜長宏團隊

周龍鴻、陳怡祺、徐光明

順利通過 CSP(敏捷專家)國際證照

全球最高榮譽的敏捷專案管理專家在長宏

全世界第一名的企業都在談「Agile」

Agile 「敏捷」，是目前國際大廠(如：IBM、Yahoo!、Facebook、Apple......等) 所使用的專案手法，因協助企業創造三大價值(增加客戶利益 / 降低成本 / 降低風險)而備受肯定，此手法已是國內外IT產業普遍使用的方法。目前相關認證單位，主要以 Scrum Alliance 及 PMI 為主，前者的主要對象為軟體開發者，後者則適用所有產業。

最高榮譽的敏捷專案管理師認證

CSP (Certified Scrum Professional)

是敏捷管理認證的最高等級，由 Scrum Alliance 發行。目前此認證依據知識、技術及經驗分為三種層級：CSM (Certified ScrumMaster)、CSPO (Certified Scrum Product Owner) 及CSP；其中CSP的專業足以媲美PMI的PgMP證照，而CSM則和PMI-ACP同樣備受推廣。

AgilePM Practitioner

DSDM Consortium 與 APM Group 於 2010年底推出的高階敏捷專案管理師認證，主要是驗證從業人員在企業大型敏捷專案的執行力為與具備的相關技能及知識：如在面對敏捷專案多變的環境與天性，從業人員如何在 DSDM Atern 的架構上，展現超水準的專案控制力，是最火紅的認證。

PMI-ACP (Agile Certified Practitioner)

由美國專案管理學會PMI 所發行，將主要的 Agile 體系集大成，並納入旗下認證，同時將認證定調為任何產業通用。在目前專案管理證照中，成長率排名第一，2015年全球已有7000人取得，台灣有200人。

長宏除三位敏捷專家(CSP)外，也有其它體系的高階敏捷證照，堅強的實力，來自國際的肯定。長宏深耕敏捷管理，不只培育敏捷人才，講師團隊也不斷厚植實力，自我精進學習，帶給學員更多敏捷新思維。

最優質的敏捷師資陣容，就在長宏專案。

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