rogersnotes 20150430: 地理資訊系統專案管理實務分享 & 專案經理雜誌需要您一臂之力

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公部門專案管理實務分享

前言：

從事臺北市政府地理資訊系統整體發展規劃以及開發共用性地理資訊系統已經歷約6年，作的全是專案管理的工作，一個是規畫性質的專案，另一個是系統建置維運的專案。在還沒成為PMP之前，我大多照著前人的專案管理步驟，按部就班的執行，直到去年，也剛好取得PMP後沒幾個月，我遇到了兩個突如其來的專案變更，正好是發揮所學的好時機，兩個專案考量的觀點稍不相同，一個是屬於規畫時期的專案，一個可以說是執行階段的系統建置，在此提出個人在PMP所學及應用與大家分享：

一、從「收集需求」到「創造需求」：

我所做的是，瞭解臺北市政府各局處對於地理資訊系統使用上的需求，以及因應未來可能的發展狀況，規劃出後續4年的地理資訊系統整體發展架構，這個發展架構就是「臺北市政府地理資訊系統發展綱要計畫」，因此在每隔4年要公告一次綱要計畫之前，就有許多需求確認的作業。

以往的作法是直接行文給各負責地理資訊相關的局處，要求他們提出目前發展現況以及未來規劃，如此做法的結果可以想見，整個回覆的狀況並不好，原因是在沒有發展方向的情況之下，各局處同仁很難提出具體可行且對局處、甚至是整個市府地理資訊發展有幫助的建議與規劃。因此，在去年的需求擷取步驟中，我們加入了一些以往沒有做過的，也就是從「收集需求」到「創造需求」。

首先我們安排幾個府內發展地理資訊系統的核心局處，藉由深入訪談的方式，瞭解目前的發展狀況、發展困境、對系統的改善與期望，這幾次的訪談，花費了許多時間與精神，但是成果非常豐碩，一方面是更瞭解主要局處的需要，另一方面也讓我們未來的規劃，至少可以有這幾個核心局處的支持。

接著，我們也同步瞭解國外公部門領域對於地理資訊的需求，甚至是一些創新的應用，並針對各局處發展現況進行分析，在溝通的過程中，我們告訴這些局處主管地理資訊發展的長官，讓他們知道這樣的規劃，能夠帶來的效益，也能夠彰顯地理資訊的價值。所以在去年的規畫階段，我們收到廣大的迴響。

這是我在PMP學習過程中瞭解到收集需求的重要性，而試圖找尋自己的方法把他落實到工作上。而且發現『創造需求』，我們更能掌控需求的發展，也才能創造出這個專案的價值！

二、溝通，讓專案更能發揮成效：

還記得上課時常聽到專案管理裡有一句話說－PM的工作90%在做溝通 (Approximately 90% of a Project Manager’s job is communication.)，在自身的專案管理經驗中，其實有許多的衝突都是來自於『溝通』的不足，在市府裡其發生的原因大多來自於雙方的不信任、不明確的執行內容、對需求表達認知的差異、未與相關的利害關係人保持狀況回報…等，而這些不良的溝通，都為這整個綱要計畫的擬定與執行，帶來了嚴重程度不一的影響；其中，最嚴重的不外乎是預算遭到議員的杯葛，須要經過多次的說明、溝通；而在市府內部，若是沒有事先與相關局處溝通，最常見的就是各局處直接的在府級的委員會議上，吵成一團，沒有共識。

在PMP課程中，我們針對溝通模式、溝通的功用、溝通的方式、溝通的障礙…等有了充分的了解。但是，在計畫執行上，要如何跟各局處的利害關係人進行有效的溝通，仍然是一個問題。

因此我嘗試改善一個既有的溝通機制，把各局處的責任分工，依照應用領域、需要系統的程度、一二級機關的主從關係、系統服務對象、產出資料的加值性以及是否須收費等，重新定義他們扮演的角色，例如一級單位除了協助規畫綱要計畫，還須肩負其二級單位發展計劃的審核角色，而專案執行過程中從電子郵件、公文、各種大大小小的會議，讓各個局處處利害關係人充分清楚該配合甚麼，該提供甚麼，甚至局處間有不同的意見時，召開府會層級的會議，由市府秘書長來裁示，也因此，各個局處對於資訊局在主導地理資訊發展的角色上，有了更進一步的認同。配合度變高了，因為這樣的合作關係，讓市府發展地理資訊系統更能發揮其成效。

三、提升專案的應變能力：

政府專案與一般專案不同，預算必須是前一年初就得預先編列，而專案執行期間甚長，專案過程中也往往缺乏對於需求變更的因應能力，像是系統須要為了參展，進行調整，就算有準備金，但準備金有限，且並非使用在特定專案上，要使用時也得經過冗長的程序，可能是緩不濟急。因此，為了讓這個專案能夠有因應變化的能力，我在政府軟體開發專案裡導入了「半固定服務」的項目，也就是預撥一筆經費，在需求變更通過之後，專案可以立即的執行，而不會受限於預算的問題，或是必須得要求廠商無條件配合，而且依開發人力投入計價，做多少就請領多少，結果沒想到，廠商也都非常樂於將合約作這樣的調整。這樣的方法，確實讓整個專案管理過程有更好的應變能力，也因此在往後的一些中大型系統開發專案也開始跟進。

希望能藉由這些分享，提供給其他同屬公部門專案參與者做為專案管理的參考：也祝大家在專案管理的工作上，能更得心應手，讓專案更順利進行。

作者：林伯倫,PMP

作者簡介：

林伯倫,PMP，於2014年5月13日正式成為PMP的一員，目前任職於臺北市政府資訊局，負責臺北市政府地理資訊系統整體發展規劃一職，成為PMP之後，責任更是加重了，除了改善原有專案管理上的陋習，也把專案管理的理論與精神運用在專案的執行上，並將這些逐步完善的管理方式，留存下來，提供給更多後進參考。

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