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以專案管理方式規劃政府委辦計畫

一、前言

政府招標的委託辦理計畫，已有既定的投標計畫書格式，章節架構中也有限定字型大小、頁數，因此在有限的條件下，和其他對手於計畫書上一決雌雄，是非常重要的，此時運用專案管理的五大流程，就可以漂亮精簡、前後貫通的寫好一篇計畫書。另外，投標計畫書常需介紹「研究人員學經歷說明」，計畫主持人多為掛名性質，實際上僅參與統籌、策略規劃等事項，計畫實際執行多為研究人員，因此，其背景來歷為主辦單位較注意的客觀考評依據；此時即考驗專案經理人平時管理利害關係人的火候是否到家(筆者之前的情況就是掛研究人員，常須和公家單位面對面打交道)，平常在執行政府計畫案時，與其應對往來、回覆執行情況等，在在都會影響到主辦窗口對您的信任感，如蝴蝶效應般影響到新計畫是否放心讓您承接。

除此之外，就是十大知識領域是否靈活運用在計畫案的規劃裡；一般說來，除計畫期程和產出標的物須符合標案基本需求外，若整合更多其他您所任職的單位能運用到的資源來「些微」放大計畫效益(不要鍍金太多)，相信更能得到評審委員的青睞。接下來闡述的就是筆者在考上PMP半年內，以PMP手法競標到衛生福利部350萬的科技計畫書內容摘要，望拋磚引玉、共好分享，讓更多PMP在爭取國家計畫案時，能快速切題綱領、幫助國家執行有效益的計畫(因內容涉及智慧財產所有，下列所述的計畫書內容皆經適當修改)

二、計畫架構

依照政府網站上公開的招標資訊(其實就是起始階段的專案提案書、團隊工作約定書、專案假設與限制事項)，開始撰寫計畫架構，有了架構我們才能進入規劃階段，架構簡述如下：

1. 計畫名稱：建立食品添加物業者兼製(售)化工原料之有效管理模式及效益評估

2. 內容：(本內容所定的四大策略，就是WBS的第一層，之後依此展開工作包，事半功倍)

本計畫將以「策略擬定與規劃」、「輔導業者自主管理」、「施行適當教育訓練」、「輔導後之效益評估」等四大策略，來達成計畫所訂之目標。達成計畫目標所需之相關行動方案如下圖：

參、計畫執行方式

接著利用範疇管理、時間管理、溝通管理、人力資源管理的概念，將計畫執行方式條列出來，簡述如下：

1. 就各縣市兼製(售)化工原料之食品添加物業者及102、103年相關輔導專案結果進行分析，擬訂104年度業者輔導實施方式：

1.1 成立輔導業者之策略規劃小組，擬由1名化學專長之顧問、1名食品添加物專長之顧問、1~2 名本會技術輔導員、1名食品藥物管理署長官組成，共同擬定輔導實施策略。

1.2 參考102~103年之計畫輔導程序，擬定104年度輔導方式，同時分析常見缺失並找出輔導對策(如無紀錄表單，第一次輔導時就先帶空白表單給業者參考)。

1.3 以焦點團體訪談方式，邀請4~6家製(售)化工原料之食品添加物業者，蒐集業者針對法規要求所遇到的困難處，於3月前分析整理，以擬定相關輔導對策。

1.4 將初步擬定之輔導實施策略，交付策略規劃小組進行決議，產出輔導實施策略初步方案。

2. 邀請食品添加物稽查經驗豐富之專家學者與各縣市衛生局人員，共同就現有之輔導方式、輔導重點及輔導表單等內容進行討論，並彙整該會議專家所提意見及結論，提出本年度輔導重點建議方案(1場次，2小時/場，至少10人次/場)。

2.1 蒐集專家學者名單：

以本會已蒐集之專家名單為主(善用以前組織流程資產所累積的專家名單)，擬再新增各大專院校同時具有食品與化工相關專業背景之學者，預計於1~2月時搜尋專家學者名單，組成104年度專家學者名單資料庫，待衛生福利部食品藥物管理署承辦長官審核同意後，成為專家學者輔導團隊之來源。

2.2 辦理專家會議一場次：

(1)於2月確認會議議程、聯絡預定場地。預定於3月初辦理。

(2)彙整專家意見及會議結論，提出年度輔導重點建議方案，並製作會議記錄。

3. 協助地方衛生局，針對至少50家兼製(售)化工原料之食品添加物業者，每家進行2-4次專案輔導。協助行程安排、業者人員聯繫、編印輔導表單等相關行政作業，並統整分析歷年相關輔導計畫成果，建立系統性輔導規劃(此時就須協調產官學各界的不同利害關係人，這裡會是本專案最花費時間的地方)。

4. 期中辦理檢討會議，就期初以來，輔導業者遭遇問題及困難，進行討論，取得共識，以利後續計畫之執行(1場次，2小時/場，至少10人次/場)(專案執行過程中，時時刻刻要發展及訓練專案團隊)。

(1)於5月底確認會議議程、聯絡預定場地。

(2)於6月與食品藥物管理署長官討論共識營議程後，寄送報名簡章至衛生機關與專家學者，統計報名人數。

(3)預定於7月辦理。

(4)彙整共識營上問題與建議，製作會議記錄。

5. 期末邀集各縣市衛生機關人員，檢討該年度輔導所遇困難及常見輔導缺失，並於會後撰寫成年度查核研究報告書(1場次，4小時/場，至少30人次/場)(這就是典型的要建立Lessons Learn)。

(1)於10月確認會議議程、聯絡預定場地。

(2)於10月底與食品藥物管理署長官討論議程後，寄送報名簡章至衛生機關與專家學者，統計報名人數。

(3)於11月前彙整輔導紀錄及分析統計查核結果，並研擬建議草案，於會議中討論。

(4)彙整檢討會上問題與建議，製作會議記錄，並於會後撰寫成年度查核研究報告書，包含食品添加物業者兼製(售)化工原料之標準查核程序，並建立重要稽查要點，以及異常矯正與追蹤監測方式。

6. 編撰104年度食品添加物手冊，印製1000冊送相關食品業者及衛生機關等，供各界徹底了解食品添加物相關管理制度。

肆、專案時程表

先完成活動清單，再用活動關聯表對照出各活動相關性，最後產出專案時程表，如下圖簡述：

伍、預計產出效益

專案管理是非重複性、有時間性、有目的性的任務，產出的結果、服務、效益，最好是能被「客觀」衡量的，因此筆者建議撰寫預期效益時，最好能同時條列質化效益、量化效益，並且著墨一些「品質標準」來闡述您可交付的標的物，讓評審委員快速瞭解您的專案規畫和其他競標對手到底有何差異。以下為本計畫的預計產出效益，再次感謝您花時間瀏覽筆者小小的心得建議，若有問題，歡迎指教。

1. 系統化食品添加物業者兼製(售)化工原料之輔導方式，聯合專家組建專案輔導小組，強化輔導量能，包含：

(1) 建立策略規劃小組，舉辦焦點團體訪談一場次(4~6名業者)，分析102~103年輔導結果，蒐集業者需求，擬定輔導策略草案；

(2) 建立專家學者資料庫；

(3) 辦理專家會議一場次(2小時/場，至少10人次/場)，提出年度輔導重點建議方案，產生會議記錄一份；

(4) 擬訂104年度業者輔導實施策略。

2. 強化食品添加物供應鏈之管理規範，提高業者自主管理能力，包含：

(1) 篩選出50家業者，製作輔導名單一份；每家進行2-4次專案輔導；

(2) 組建北、中、南三區專案輔導小組；6月底前進行至少10家兼製(售)化工原料之食品添加物業者，每家進行1-2次專案輔導；

(3) 輔導業者建立進銷存紀錄、溫溼度紀錄、病媒蚊防治紀錄各一份；

(4) 輔導後委託其他學者專家進行查核(採不通知業者之方式)，合格率需達80%以上；

(5) 編撰104年度食品添加物手冊，印製1000冊；

(6) 辦理輔導業者常見缺失暨成果發表說明會1場次(4小時/場，至少40人)。

3. 建構政府單位管控及政策修訂之參考依據，包含：

(1) 辦理期中檢討會議，針對輔導業者遭遇問題及困難，進行討論，取得共識，以利後續計畫之執行(1場次，2小時/場，至少10人次/場)；

(2) 期末辦理檢討會，檢討該年度輔導所遇困難及常見輔導缺失 (1場次，4小時/場，至少30人次/場)；

(3) 彙整期中與期末檢討會議之問題與建議，製作會議記錄各一份，作為政府單位管控及政策修訂之參考依據；

(4) 撰寫年度查核研究報告書，包含食品添加物業者兼製(售)化工原料之標準查核程序，並建立重要稽查要點，以及異常矯正與追蹤監測方式；

(5) 完成期中與期末報告，繳交紙本及電子檔，並上網登錄於GRB系統。

作者：王惠宗,PMP

作者簡介：

王惠宗,PMP，國立台灣海洋大學食品科學研究所碩士，94年高考食品技師榜首。曾任職味全工業股份有限公司中央研究所副研究員，桂冠實業股份有限公司銷售工程師，國際合作發展基金會駐聖克里斯多福技術團食品技師，台灣食品良好作業規範發展協會技術輔導組專員。2014年4月通過PMP考試，現任崇越集團安永生物科技股份有限公司商品部專案副理。

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Roger老師走得再艱辛也會覺得甘之如飴。所以懇請身為PMP的您一起加入志工行列，

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專案經理雜誌總編輯

周龍鴻,Roger, PgMP

Roger老師推動的「PMA與PMP接軌」策略

敬愛的大學教席，您好：

我是教導PMP的 Roger 老師，您還記得否？您能放下身段歸零學習PMP，是我所敬仰的。在您考上PMP之後，專案管理視野已不同，相信在教學及學校研究計畫已更上一層樓。

推廣台灣的PMP蓬勃發展，是我始終以來不變的志業。而中華專案管理學會(NPMA)所推動的PMA證照(學生考的專案助理)，剛好能與PMP接軌。自從五年前許秀影理事長大力推動PMA之後，目前已成為學校專案管理證照的主流，約有24,000位以上。

所以我擬定了以下的「PMA接軌PMP策略」：

一、與許理事長共同繪製「PMA職涯發展一頁圖」，並不斷宣導。(如下附圖)

二、在長宏與各校合作的PMP推廣中心(台北東吳/新竹清大/台中東海/台南/高雄)，一律給予3,000元獎學金折抵PMP學費優惠 (目前學員推薦最低價為30,000元，PMA實付27,000元)。

三、我也親自錄製影片在Youtube，向學校老師及PMA說明如何與PMP接軌，當他們獲得PMP後對未來職涯的規畫發展。(網址：http://youtu.be/rWhmLjQJIMA)

Roger老師想請您幫忙，將以上影片放在貴校公開網站，或是您個人的部落格或Facebook上，讓更多人可以知道。或是您知道有其他老師在教授PMA課程，也請不吝轉知。

我們預計於四月份時將此項資訊，以長宏專案的名義將以上PMA優惠方案發函給各校，到時您想幫忙時也可施力。

而我們並不期望此策略會降低PMP的水準，所以希望來上課的PMA在職場已有兩年以上的工作資歷，這樣對於考取PMP並且實際運用PMP手法於職場，更能上手。

歡迎您與PMA加入「PMA與PMP接軌」LINE群組，我會親自幫大家釋疑，若評估不行後再自行退出。以下連結可用手機點選連結加入

http://line.me/R/ti/g/SiJbuAcCmh

或以LINE掃描以下QRCode立即加入

以上內文，同步發布於我的個人Facebook供您應用，連結如下：

http://goo.gl/9KDiIt

敬祝

教安

周龍鴻Roger, PgMP

2015/03/04

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中16_葉陽君 推廣心得

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