rogersnotes 20141113: 專案管理工作應用 & <2014年歲末最佳賀禮>專案經理雜誌紙本第三期《明華園的專案管理》

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專案管理在工作的應用

　　感謝Roger偉大的志業，為了提升台灣整體的國家競爭力，免費無償培訓高階菁英，讓我有幸接觸PMP，並進一步加入PMP的行列，以往參加過各種證照考試，也報名過各種培訓機構，長宏是第一個讓我覺得加入它一定會考過的機構，因其要求的課前預習、課後復習、讀書會的預習、復習及共好和所搭配的例題、隨堂考、模擬考，即時掌握自己學習過程中的優、劣勢，並安排教練適時地督促及指導，使學員的我們能安心的上考場，謝謝長宏，也謝謝Roger、教練、及所有共好們。

　　以往接觸到的專案工作，通常都依政府機關發佈的「計畫管理作業手冊」執行，只知道依主管機關的時間點進行該交付的工作，過程中知道要通知相關負責窗口負責的工作範圍、時程要掌握、預算要控制，雖然工作都如期完成，且符合公司期望及主管機關的要求，但總感覺所做的事是很零星、很分散的工作，覺得自己似乎缺了什麼可以讓工作做的更完整、更札實。

　　上完PMP課程後，感覺對專案管理有更深一層的認識，心裏對於未來要執行的專案工作踏實許多，但如何讓十大知識、五大領域能真正內化，讓我靈活運用於工作上，正是我現在所面臨的最大課題。回想過去所參與的專案工作，依下列五大領域改善，使未來專案工作能逐步完善，將是我未來參與專案工作所需努力的目標。

一、起始

　　專案章程的建立及專案正式啓動的佈達會議真的很重要，正式授權專案經理執行專案工作，並通知相關利害人及專案成員，專案的目標、限制、風險、假設，避免目標及認知不一致，延誤專案未來的進行。

　　專案推動的初始階段，常因上對下告知，一個轉達一個，一方面影響專案時程的進行，一方面真正要執行專案的成員可能會因資訊傳達的不完整緣故，造成不知專案執行的輕重緩急及執行的先後順序，使整個專案工作的進行嚴重落後，故專案起始的佈達會議對專案整體進行而言也是非常重要的。

二、規劃

　　建立執行專案的指導方針「專案管理計畫書」，針對專案範疇、時間、成本、品質、人力資源、溝通、風險、採購、利害關係人及後續的變更進行全方位考量，使未來專案的進行，能全盤掌握。其中範疇、時程、成本等三大基準的確立，風險才能在已知的範圍內有效規劃。

　　未學PMP以前，接獲任何工作時只會想到要考量5W+1H(What 做什麼、Why 為何做、Who 誰來做、Where 何地做、When 何時做、How 如何做)，不然就是PDCA（Plan-Do-Check-Action）規劃、執行、查核與行動來進行活動，但充其量只知可以運用這些手法，但卻不知如何靈活運用，雖其部分精神是和PMP的IPEMCD相同的，但以完整性而言PMP運用IPEMC的手法，同時考量十大知識的需注意的事項，使專案能逐步精進及完善，使規劃面能落實的更徹底及面面俱到，對實務上執行各項工作或專案時具有實質上的幫助。

　　在規劃階段專案所需執行的工作、需要的人力、時間及成本，和各專案團隊及成員的職責劃分及績效評核機制的規劃是非常重要的，若規劃不落實，將影響後續專案執行的進度、成本及品質。

三、執行

　　依照「專案管理計畫書」來執行，確保品質、專案團隊、溝通管理、採購作業、管理利害關係人參與，都能如當初規劃般順利執行；品質，專案執行流程須符合專案要求品質；專案團隊，所需的專案成員皆已獲得，且具備專案執行能力，並進行其績效評鑑；溝通管理，通知專案相關利害關係人目前專案執行狀況；採購作業，依專案需求選定合格供應商並簽訂合約；管理利害關係人參與，主動與利害關係人溝通，確保專案的進行符合他們的期望。

　　在執行階段溝通佔非常重要的地位，專案經理須花80%的時間進行溝通，主動關心並確認各專案團隊目前專案執行進度，及執行時所遭遇的困難，協助其解決困難或協調專案團隊間產生的衝突。

四、監控

　　將執行專案工作的績效資料定期與三基準做比較，以隨時掌握專案進度的執行狀況，並通知相關利害關係人專案執行成果，以確保符合專案要求目標、工作進度如時程規劃進行，且成本亦控制在預算範圍內，若執行或監控過程中發現錯誤，必要時執行預防行動、矯正措施、缺點改正。

　　在監控階段風險管理亦是佔非常重要的地位，因隨著專案的進度，公司內外部的組織或環境的變遷，都有可能使規劃時已知的風險發生變化，故定期覆核風險清單，確認已知風險或已應風險的事件的衍生風險，並備好應變措施來因應，將公司未來可能面臨的風險損失降至可接受範圍內，是影響專案成敗與否的重要關鍵之一。

五、結束

　　確認所有採購的產品已完成驗收，且所有專案活動已完成，交付標的已被主管機關所接受，最重要的是組織流程資產的經驗傳承；由於公司是永續經營的，故知識管理對公司而言是非常重要的，不論是各項工作、研發開發專案或其他各項專案的執行，其相關有利於公司正常營運會參考或運用到的相關資料，皆須有效留檔及傳承，避免因人員異動或其他突發狀況，導致接手的人會無資料可參考，一切又再度重來或重工的情況發生。

　　Roger說「考上PMP不是結束，而是責任的開始」，剛開始聽到時一直覺得這只是句口號，但當要真正運用PMP的手法執行各項工作或專案時，卻發現不單單只是句口號而已，因遇到沒接觸過PMP的人時，會很想跟他們分享及教導他們PMP專案管理的十大知識領域和五大流程如何運用，讓自己及朋友的工作或專案執行能更有效率和效果，並隨著經驗的累積讓自己的能力亦能逐步精實及完善。

作者：陳韋禎,PMP

作者簡介：中原大學會計研究所碩士，2007年2月國際內部稽核師考試合格，2008年11月會計師考試合格，2009年2月記帳士考試合格，2014年10月PMP考試合格，目前任職於台灣晶技股份有限公司。

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