rogersnotes 20250313【1分鐘秒懂敏捷和Scrum的差別】用1支筆＋1張紙打造知識複利，提升競爭力！更多免費好康活動就在台灣敏捷部落

壹、前言

「專案管理」這門專業領域在民國86年首次接觸，當初因為工作職務關係，被賦予執行專案管理的工作，那時候懵懵懂懂，根本就不知道「什麼叫專案管理?」、「如何執行專案?」、「如何管理專案?」，手中拿著「專案規範」、「專案時程網路圖」就開始執行專案工作。「天啊！專案管理是什麼？」，我心中充滿許多問號，只能從最原始的方法，從網路搜尋及買相關書籍回來閱讀，前前後後買了不少書回閱讀，另外藉由請教有執行過專案的前輩，才跌跌撞撞的完成了第一個專案工作，也獲得不錯的評價，另一方面也開啟了我學習專案管理的里程碑。民國96年一次偶然的機會參加某協會所開設的專案管理班次，那時候是 PMBOK第三版，只有九大知識領域，不是我們目前所學的十大知識領域。一樣是在假日上課，也要趕作業，但並沒有參加測驗（一方面可能沒信心、另一方面未真正體認它的好處）。

因為本身職業關係，常常需要執行計畫或專案，在初次上完專案管理後，我曾經將五大流程與知識領域上所學的一些方法及技巧，逐次運用於工作上，除了幫忙解決工作上的困難外，也獲得相關的實戰經驗，慢慢建立對專案管理這門學科的信心。工作實務上大部分從事與海用武器系統計畫或專案有關，透過許多單位與同仁公同努力才能達到目標，所以如何在整個計畫或專案架構之下，完成本身所負責部份的子計畫、專案或子專案，就顯得十分重要，所以，運用了許多專案管理觀念，畢竟軍方也是專案管理的始祖之一（時間管理知識領域中，美國海軍於1958年發展北極星計畫所採用計畫評核術(PERT)，目前仍普遍運用海軍專案計畫排程上），對於在時程、資源、成本等諸多限制的軍事專案，著實給我相當多的幫助。

貳、學習專案管理的摘要

一、專案管理的興起：

著名的品管大師朱蘭（J.M. Juran）為專案下了一個簡潔明瞭的定義：專案是為了解決問題所排定的進度表。歸納來說，專案要素包含成效（Performance）、成本（Cost）、時間（Time）、範疇（Scope），簡稱PCTS，基本特性：

無論執行的時間長短，均有一定的時程、清楚的起始及結束點，也就是明確的目標。

執行專案通常資源有限的環境下運作，且有時間及成本的限制。

具有獨一無二且未曾發生過，亦即「獨創性」。

執行專案的組織內外經常隱含著利益性的衝突。

其實就是PMBOK中所定義的，「專案是一種暫時性的努力以創造出一項獨一無二的產品、服務或結果」。

現今處於嚴苛的低成本、高效益的時代，企業（或是政府組織）為了能在市場競爭上獲的優勢地位（或是提升組織效率），必須推出新產品或是服務，改善無效率的工作結構或方式，並依據市場的變化來改革企業組織和體制。以大家都知道專案的特性：廣義來說，所謂「專案」係指一個特殊而有一定限度的任務，或由一群聚相互有關聯性的作共同組合起來的任務，而該任務是以獲得特殊結果或圓滿某種結果或成就為目標。競爭更形激烈，且工商業活動步調與循環的週期更快，必須採取不同以往的方法來達成特定的目的（主要為節省成本及縮短時間），也就是專案管理崛起的主要原因。

專案是為了完成一個獨特的產品或服務，而由彼此相互關聯的一次性活動所構成，以利專案管理者定任務、確定目標、蒐集資訊、規劃工作內容、實際行動、任務檢核等，不同產業有不同的作業模式。為確保專案的價值，必須清楚提出專案的目的、達成目標的活動，也就是執行步驟或作業程序。即便是在非營利性的政府組織，情形亦十分類似。個人或是單位所面對的競爭，是其他人或單位以更有效率的方法來取代你現在從事的作業方式。簡而言之，就是透過專案管理的方法，把工作方式與方法變聰明，就國防事業來說，何嘗不是遭遇類似問題，在組織人力的精簡、國防預算及資源持續縮減的狀況下，如何透過專案管理的理論與方法，來達成各項建軍備戰的任務，這也是個人為什麼想運用專案管理在工作領域上的原因。

二、專案管理的特點：

近年來，市場的快速變遷與激烈的競爭、社會價值觀與商業行為模式的急遽改變、國際化自由化腳步的加快，以及人與人之間的互動頻繁，使政府部門及公民營企業都必須面對突如其來的嚴峻挑戰。特殊個案如採用常規的運作管理是難以應付的，尤其需要在有限人力下有效處理一些非例行性、非永久性，且有預算限制及執行時程壓力的特殊專案時，都需要組成專門團隊。因此，在建立管理制度時，如何成功執行專案管理更顯重要。歸納專案管理的特點如後：

專案經理人為專案管理之重心及中心：專案經理人為專案團隊之主管，負責指派及領導專案成員進行專案工作，負責專案成效。

運用任務編組：專案有一定之執行期程，多數專案均由各部門調派執行專案任務，於專案結束後即解散歸建，故其本質為任務編組，而非永久性的功能組織。

強調系統觀念及整合功能：專案經理人於專案管理過程中，特別在規劃、決策或解決問題時應有系統觀念或整體性考量；運用並進一步整合組織內各部門之資源，使專案內的工作、人力及設備等密切配合，發揮整體效能。

專案管理應有適度彈性：由於專案具有一定之複雜性及獨特性，其所執行之各項活動均與其他專案不盡相同，故專案經理人在規劃專案時，應具有適度彈性，方可適應專案高度的不確定性，在適度彈性範圍內，讓專案經理人在人員調度、預算資源分配，及時程安排等活動上，可以靈活運用，有效達成專案任務。

三、專案管理的具體優點：

專案流程的建立，包括自專案發起時應如何規劃，說明專案規劃階段所需注意的部分，如定義專案範圍、設立工作分解結構等，加以執行並藉由執行專案時的資訊回饋修正計畫，以及在專案結束後檢討結果供未來這類專案參考。既然專案管理受到重視及興起，必然有其特出之處，使得企業或政府組織希望通過專案管理來運用、分配及管制有限的資源在限定的時間內達到某些特定目標，簡單的臚列「專案管理」幾項優點：

提升效率並能使組織如期如質如預算地達成目標。

使所有參與者（含顧客及高階管理者）間均有良好的溝通。

改進計畫及評估之技術來獲至更佳的結果。

以最佳排程及資源管理增進生產力。

減少開發新產品或服務進入市場（或應用）之時程。

採用適當預警方式以降低無法抗拒之問題發生的機率，亦即風險管理。

專案完成後的經驗、數據及記錄可持續作為改進組織運作的重要參考。

參、工作經驗上的分享

從接觸到學習專案管理方法，對我在處理工作上的概念有很大的幫助，導入其中的流程與知識領域，著實對於處理毫無頭緒的工作或是過去傳統方式處理不甚完善的個案，提供一個新的契機。例如，執行一項海用武器系統的加改裝工程專案，透過可行性方案(GO/NOT-GO決策建議)的評估作業，先找出妥適的方案，經過權責長官的核准（換成專案管理的術語就是專案發起人），建立專案的目標、範疇、限制及條件，依據五大作業流程在各個階段不斷循環改善精進，至少在執行前規劃作業，可以有一套非常有邏輯而科學的方法，完成一連串計畫作為，實施風險評估，完成各項工作作業排程，建立工作分解結構，結合現有組織組建專案團隊，透過責任分派來律定參與人員的分工，執行中的監控流程，來確認每一個階段的工作都是符合預期的目標及要求。

過往執行專案過程實務經驗中，個人認為最重要面向，一是「變更的控制」，變更的控制是在專案開始執行，非常重要的一個因素，避免範疇潛變。另一是「專案整合」，專案整合管理是非常重要而且非常多心思在其中的一項領域，因為具有串起整個專案的特性，必須花相當的心力在這個項目上，就像一整個專案的主幹一般，大架構確認，才能進一步的修整其他領域的作業，再者就是整合變更控制，也是屬於整合管理的範圍，很多專案都會因為開始執行的各項變更導致範疇的潛變，致專案衍生其他風險甚至失敗。

個人運用過專案管理的方法，執行過艦艇的飛彈、火砲、雷達電子、特用設施整建及演訓整備等專案，都能在有限的條件之下達到專案目標，並留歷史資訊供後人參考運用，成為組織流程資產。回想過去失敗的經驗，其實很多都是「範疇管理、變更管理」沒做好，其實只要依循「不鍍金」、「變更控制的五個步驟」，便可將相關問題迎刃而解，而不是長官一句話就馬上改變；最後結束專案的階段，將執行專案過程的歷史資訊整理及經驗學習(Lessons Learned)留存，如此組織才能累積其商業智慧資產，增加其競爭力。

肆、結語

由於工作與家庭均要兼顧，每週要北高兩地奔波，刻意要求自己每周六、日的上課及讀書會均要排除萬難出席。再加上十多年工作之實務經驗，有時無法理解PMP思維邏輯（與實務上的經驗落差太大），當然會有失落、挫折感油然而生。還好，在教練樂觀引導、全組共好夥伴鼓勵，加上無私的共好機制、讀書會的知識分享與激勵效應，充分發揮逐步完善功效；終能如期通過PMP，此次的學習經驗，相當難得且值得回味。考過PMP後，並不是結束，其實應該說新的開始，就如同逐步完善的精神一般，自己也是需要逐步完善的，才會越來越精進。

以上是在PMP學習及實務經驗上的淺見，跟大家分享。相信所有的共好伙伴，通過PMP測驗取得PMP證照後，在工作或生活都有不同的體會，也希望透過這門學科領悟與專研，讓我們在每一個領域行業都能有新的契機。

作者：鄭哲民, PMP

國防大學中正理工學院兵器工程系學士、中華大學科管所碩士，於2018/2/6正式成為PMP。目前擔任國防部海軍司令部上校組長。專長為兵器系統工程、飛彈系統工程、海用武器系統裝備修護、新造艦艇海用武器系統擇選與佈置規劃、專案管理作業。

曾任研發官、監造官、計畫管制官、場主任、計畫管制科長、戰系工廠工程處長。於民國86年接觸專案管理相關領域，即運用相關技術、觀念與知識領域於海用武器系統之專案、疑難問題處理等。期間，深感自身學習不夠扎實、並想知道過去執行過的專案有哪些地方做的不好，有待逐步完善、逐步改進的地方。民國106年12月參加長宏管理顧問公司的專案管理訓練班次，再次深化及調整觀念，並參加PMP認證測試，民國107年2月6日通過PMP測驗，對於專案管理有更深一層的認識，並積極推廣同事參與學習，應用管理計畫、專案實務與手法，落實發揮專案管理效力。