如何在ç¾ä»£è·å ´ä¸æ‡‰å°è®ŠåŒ–與挑戰
當時作為一å25æ²çš„年輕專æ¥äººå£«ï¼Œæˆ‘剛剛æ¥å…¥è·å ´ä¸ä¹…,並在ä¸åŒçš„專案ä¸ç©ç´¯äº†ä¸€äº›ç¶“驗。最近,我有幸åƒèˆ‡äº†ä¸€äº›ä½¿ç”¨æ•æ·æ–¹æ³•的專案管ç†å·¥ä½œï¼Œé€™è®“我深刻感å—åˆ°æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†å°æå‡æ•ˆçŽ‡ã€æ‡‰å°è®ŠåŒ–å’Œå”作的é‡è¦æ€§ã€‚無論是開發新產å“,還是æå‡åœ˜éšŠæ•ˆçŽ‡ï¼Œæ•æ·æ–¹æ³•çš„é‹ç”¨å·²ç¶“æˆç‚ºç¾ä»£ä¼æ¥æˆåŠŸçš„é—œéµä¹‹ä¸€ã€‚
æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ï¼Œé€™å€‹æ¦‚å¿µå°æ–¼è¨±å¤šåˆå…¥è·å ´çš„年輕人來說,å¯èƒ½æœ‰äº›é™Œç”Ÿã€‚很多人å¯èƒ½æœƒå•:為什麼專案管ç†éœ€è¦å¦‚æ¤éˆæ´»ï¼Ÿå‚³çµ±çš„å°ˆæ¡ˆç®¡ç†æ–¹æ³•ä¸å¤ å¥½å—Žï¼Ÿå…¶å¯¦ï¼Œæ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†æ£æ˜¯ç‚ºäº†è§£æ±ºå‚³çµ±æ–¹æ³•ä¸çš„一些å•題,如進度滯後ã€éœ€æ±‚變更處ç†ä¸ç•¶ç‰ã€‚
åœ¨é€™ç¯‡æ–‡ç« ä¸ï¼Œæˆ‘å°‡å¾žæˆ‘çš„ç¶“é©—å‡ºç™¼ï¼ŒæŽ¢è¨Žæ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„基本原則ã€å¯¦è¸æŠ€å·§ä»¥åŠå®ƒå¦‚何幫助團隊高效åˆä½œï¼Œä¸¦æ‡‰å°ç¾ä»£è·å ´ä¸çš„æŒ‘戰。
一ã€ä»€éº¼æ˜¯æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ï¼Ÿ
æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ï¼ˆAgile Project Managementï¼‰æºæ–¼è»Ÿé«”é–‹ç™¼é ˜åŸŸï¼Œæ—¨åœ¨æé«˜å°ˆæ¡ˆçš„éˆæ´»æ€§ã€éŸ¿æ‡‰é€Ÿåº¦å’Œå“質。與瀑布å¼å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç›¸æ¯”ï¼Œæ•æ·æ–¹æ³•æ›´åŠ æ³¨é‡è¿ä»£å¼é–‹ç™¼å’Œå覆測試,強調æŒçºŒçš„æ”¹é€²å’Œå應變化的能力。
æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„æ ¸å¿ƒç†å¿µå¯ä»¥æ¦‚括為以下幾點:
快速交付:專案進行ä¸ä¸æœƒç‰å¾…å¤§è¦æ¨¡çš„æœ€çµ‚交付,而是將工作拆分æˆå°æ¥é©Ÿï¼Œä¸¦å®šæœŸäº¤ä»˜æˆæžœã€‚
高度å”作:強調團隊內部以åŠèˆ‡å®¢æˆ¶çš„æŒçºŒæºé€šï¼Œç¢ºä¿éœ€æ±‚變更å¯ä»¥è¿…é€Ÿåæ‡‰ã€‚
éˆæ´»æ‡‰è®Šï¼šæ•æ·å¼·èª¿å°ˆæ¡ˆéŽç¨‹ä¸çš„éˆæ´»æ€§ï¼Œèƒ½å¤ å¿«é€Ÿé©æ‡‰å¸‚å ´éœ€æ±‚æˆ–ç’°å¢ƒçš„è®ŠåŒ–ã€‚
æŒçºŒæ”¹é€²ï¼šåœ¨å°ˆæ¡ˆé€²è¡ŒéŽç¨‹ä¸ï¼Œåœ˜éšŠä¸æ–·åæ€ä¸¦é€²è¡Œèª¿æ•´ï¼Œä»¥é”到最佳的工作效果。
二ã€ç‚ºä½•æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†å¦‚æ¤é‡è¦ï¼Ÿ
å°æ–¼å¹´è¼•的專æ¥äººå£«ä¾†èªªï¼Œæ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„é…力ä¸åƒ…在於它的「快速ã€å’Œã€Œéˆæ´»ã€ï¼Œæ›´åœ¨æ–¼å®ƒèƒ½å¤ 幫助團隊應å°å¿«é€Ÿè®ŠåŒ–的環境。在當今這個快速變動的è·å ´ä¸ï¼Œéœ€æ±‚çš„è®ŠåŒ–ã€æŠ€è¡“çš„é©æ–°ä»¥åŠå¸‚å ´çš„ç«¶çˆé€Ÿåº¦ï¼Œè¦æ±‚æˆ‘å€‘å¿…é ˆå…·å‚™æ¯”ä»¥å¾€æ›´åŠ æ•æ·çš„工作方å¼ã€‚
1. å¸‚å ´è®ŠåŒ–å¿«é€Ÿï¼Œéœ€æ±‚ç„¡å¸¸
隨著技術的進æ¥å’Œæ¶ˆè²»è€…éœ€æ±‚çš„å¿«é€Ÿè®ŠåŒ–ï¼Œä¼æ¥çš„專案經常會é‡åˆ°éœ€æ±‚調整或çªç™¼çš„å¸‚å ´æ©Ÿæœƒã€‚æ•æ·æ–¹æ³•è®“åœ˜éšŠèƒ½å¤ åœ¨å°ˆæ¡ˆéŽç¨‹ä¸ä¸æ–·èª¿æ•´æ–¹å‘ï¼Œç¢ºä¿æœ€çµ‚äº¤ä»˜çš„æˆæžœç¬¦åˆç•¶å‰çš„éœ€æ±‚ï¼Œè€Œä¸æ˜¯æ—©æœŸå®šç¾©çš„固有è¦ç¯„。
2. åŠ å¿«åæ‡‰é€Ÿåº¦ï¼Œæå‡ç«¶çˆåŠ›
在這個信æ¯åŒ–ã€æ•¸å—化的時代,競çˆè®Šå¾—æ„ˆç™¼æ¿€çƒˆï¼Œä¼æ¥è‹¥ç„¡æ³•快速應å°å¸‚å ´éœ€æ±‚è®ŠåŒ–ï¼Œå¾€å¾€æœƒè¢«æ·˜æ±°ã€‚æ•æ·æ–¹æ³•強調æ¯å€‹å°æ¥é©Ÿçš„快速è¿ä»£ï¼Œé€™ä¸åƒ…å¹«åŠ©ä¼æ¥æé«˜å應速度,還能使團隊專注於最é‡è¦çš„éœ€æ±‚ï¼Œå¾žè€Œåœ¨å¸‚å ´ç«¶çˆä¸è„«ç©Žè€Œå‡ºã€‚
3. æå‡åœ˜éšŠåˆä½œï¼Œå¢žå¼·é€æ˜Žåº¦
æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†å¼·èª¿åœ˜éšŠçš„密切å”ä½œèˆ‡é€æ˜Žåº¦ï¼Œé€™è®“æˆå“¡èƒ½å¤ 隨時了解專案進展和æ¯å€‹äººçš„è²¢ç»ã€‚在這樣的環境ä¸ï¼Œåœ˜éšŠèƒ½å¤ 發æ®å‡ºæ›´å¼·çš„å‡èšåŠ›å’Œå‰µé€ åŠ›ï¼Œå¾žè€Œæé«˜å·¥ä½œæ•ˆçŽ‡å’Œå°ˆæ¡ˆè³ªé‡ã€‚
ä¸‰ã€æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„基本框架
æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸¦éžä¸€æˆä¸è®Šçš„,它有很多ä¸åŒçš„æ¡†æž¶å’Œæ–¹æ³•è«–ï¼Œå…¶ä¸æœ€å¸¸è¦‹çš„就是 Scrum å’Œ Kanban。雖然它們有å„自的特點和é©ç”¨æƒ…å¢ƒï¼Œä½†æ ¸å¿ƒæ€æƒ³éƒ½æ˜¯ä»¥è¿ä»£å’ŒæŒçºŒäº¤ä»˜ç‚ºä¸å¿ƒï¼Œé€™äº›æ–¹æ³•éƒ½èƒ½å¤ åœ¨ä¸æ–·è®ŠåŒ–的情æ³ä¸‹ä¿æŒå°ˆæ¡ˆçš„高效é‹è¡Œã€‚
1. Scrum 框架
Scrum æ˜¯æœ€å»£æ³›ä½¿ç”¨çš„æ•æ·æ¡†æž¶ä¹‹ä¸€ï¼Œç‰¹åˆ¥é©åˆæ–¼é‚£äº›éœ€è¦å¿«é€Ÿè¿ä»£ã€é »ç¹å饋和需求變更的專案。Scrum å¼·èª¿ã€ŒçŸæœŸè¿ä»£ã€å’Œã€Œäº¤ä»˜æˆæžœã€ï¼Œå…¶æ ¸å¿ƒçµ„æˆéƒ¨åˆ†åŒ…括:
è¡åˆºï¼ˆSprint):Scrum 將專案分為一個個「è¡åˆºã€ï¼Œæ¯å€‹è¡åˆºçš„æ™‚間通常為 1 到 4 週。在æ¯å€‹è¡åˆºçš„çµæŸæ™‚,團隊會交付一個增é‡çš„æˆæžœã€‚
æ¯æ—¥ç«™æœƒï¼ˆDaily Stand-up):æ¯å¤©çŸæš«çš„ 15 åˆ†é˜æœƒè°ï¼Œç”¨ä¾†æª¢æŸ¥åœ˜éšŠé€²åº¦ï¼Œè§£æ±ºé˜»ç¤™å·¥ä½œé€²è¡Œçš„å•題。
回顧會è°ï¼ˆRetrospective):æ¯å€‹è¡åˆºçµæŸå¾Œï¼Œåœ˜éšŠæœƒé€²è¡Œå›žé¡§ï¼Œåˆ†æžä»€éº¼åšå¾—好,哪些地方å¯ä»¥æ”¹é€²ã€‚
2. Kanban 方法
Kanban 是å¦ä¸€ç¨®æµè¡Œçš„æ•æ·æ–¹æ³•,通常é©ç”¨æ–¼æµç¨‹ç©©å®šã€éœ€æ±‚é »ç¹è®Šå‹•çš„æƒ…å¢ƒã€‚å®ƒçš„æ ¸å¿ƒæ˜¯ã€Œå¯è¦–化æµç¨‹ã€ï¼Œä¸¦ä»¥ã€Œæ‹‰å‹•系統ã€ä¾†ç®¡ç†å·¥ä½œã€‚
å¯è¦–化:將工作æµç¨‹ä»¥çœ‹æ¿çš„æ–¹å¼å±•示出來,讓æ¯å€‹äººéƒ½èƒ½çœ‹åˆ°å°ˆæ¡ˆçš„ç•¶å‰ç‹€æ…‹ã€‚é€™æ¨£ä¸€ä¾†ï¼Œä»»ä½•äººéƒ½èƒ½åœ¨çœ‹åˆ°é˜»ç¤™çš„åœ°æ–¹åŠæ™‚調整或處ç†ã€‚
拉動系統:Kanban 強調「拉動ã€ï¼Œä¹Ÿå°±æ˜¯æ ¹æ“šéœ€æ±‚拉å–å·¥ä½œï¼Œè€Œä¸æ˜¯æŽ¨å‹•工作。
å››ã€æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸çš„é—œéµè§’色
åœ¨æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸ï¼Œæœ‰ä¸€äº›é—œéµè§’色確ä¿å°ˆæ¡ˆçš„é †åˆ©é‹è¡Œã€‚這些角色彼æ¤å”ä½œï¼Œå…±åŒæŽ¨å‹•å°ˆæ¡ˆå‘å‰ç™¼å±•。
1. 產å“è² è²¬äººï¼ˆProduct Owner)
產å“è² è²¬äººæ˜¯å°ˆæ¡ˆçš„æ ¸å¿ƒè§’è‰²ï¼Œè² è²¬ç¢ºä¿åœ˜éšŠçš„工作與æ¥å‹™éœ€æ±‚å°é½Šã€‚他們è¦ç®¡ç†ç”¢å“待辦清單(Product Backlogï¼‰ï¼Œæ ¹æ“šæ¥å‹™éœ€æ±‚優先排åºï¼Œä¸¦èˆ‡åœ˜éšŠå¯†åˆ‡åˆä½œï¼Œç¢ºä¿å°ˆæ¡ˆäº¤ä»˜çš„æˆæžœç¬¦åˆéœ€æ±‚。
2. Scrum Master
Scrum Master是Scrum團隊的支æŒè€…å’Œè¼”å°Žè€…ï¼Œè² è²¬ç¢ºä¿åœ˜éšŠéµå¾ªæ•æ·åŽŸå‰‡ï¼Œä¸¦è§£æ±ºåœ˜éšŠé¢è‡¨çš„障礙。他們還需è¦å”åŠ©åœ˜éšŠé€²è¡Œåæ€èˆ‡æ”¹é€²ã€‚
3. 開發團隊
é–‹ç™¼åœ˜éšŠæ˜¯å°ˆæ¡ˆçš„åŸ·è¡Œè€…ï¼Œè² è²¬å¯¦éš›çš„é–‹ç™¼å·¥ä½œã€‚ä»–å€‘é€šå¸¸ç”±è·¨è·èƒ½çš„å°ˆæ¥äººå“¡çµ„æˆï¼Œåœ˜éšŠå…§éƒ¨æœ‰è‘—高度的自我管ç†èƒ½åŠ›ã€‚
äº”ã€æˆ‘在實è¸ä¸çš„æ•æ·ç¶“æ·
當時作為一å年輕的è·å ´æ–°äººï¼Œæˆ‘也åƒèˆ‡éŽä¸€äº›å¯¦éš›çš„æ•æ·å°ˆæ¡ˆã€‚最åˆï¼Œæˆ‘å°é€™äº›è¡“èªžå’Œæ¦‚å¿µæ„Ÿåˆ°è¿·èŒ«ï¼Œè¦ºå¾—é€™ç¨®ã€Œéˆæ´»ã€çš„工作方å¼ä¼¼ä¹Žä¸å¤ 「穩定ã€ï¼Œä½†ç•¶æˆ‘親身åƒèˆ‡å¾Œï¼Œæˆ‘ç™¼ç¾æ•æ·çš„工作模å¼è®“æˆ‘æ„Ÿè¦ºå·¥ä½œæ›´æœ‰æŒ‘æˆ°æ€§ï¼Œä¹Ÿæ›´åŠ å……å¯¦ã€‚
å…¶ä¸ï¼Œæˆ‘記得有一個專案是我們開發一款新產å“ã€‚åˆæœŸï¼Œæˆ‘å€‘çš„éœ€æ±‚é‚„ä¸æ˜¯å¾ˆæ˜Žç¢ºï¼Œè€Œä¸”在開發éŽç¨‹ä¸ï¼Œå®¢æˆ¶çš„éœ€æ±‚ä¹Ÿä¸æ–·èª¿æ•´ã€‚這時,我們團隊採用了Scrumæ–¹æ³•ï¼Œæ¯ 2 週就開一次è¡åˆºï¼Œä¸¦åœ¨æ¯æ¬¡è¡åˆºçµæŸå¾Œé€²è¡Œå›žé¡§ã€‚這樣一來,我們能快速調整方å‘ï¼Œä¸¦ä¸æ–·å„ªåŒ–產å“è¨è¨ˆï¼Œæœ€çµ‚按時交付了一個符åˆå¸‚å ´éœ€æ±‚çš„ç”¢å“。
æŒçºŒå¸ç¿’和改進
æ•æ·å°ˆæ¡ˆç®¡ç†æœ€å¤§çš„é…力之一就是æŒçºŒæ”¹é€²ã€‚æˆ‘å€‘åœ¨æ¯æ¬¡è¡åˆºçµæŸå¾Œï¼Œç¸½çµç¶“驗,找出工作ä¸çš„ä¸è¶³ï¼Œä¸æ–·æå‡å·¥ä½œæ•ˆçŽ‡å’Œæˆæžœå“質。
作者:黃俊榮, PMP
ç•¢æ¥æ–¼MBA. 2011å¹´12月åˆå–å¾—PMP. 專案管ç†çš„知è˜è®“我å¸åˆ°äº†æ›´é¢é¢ä¿±åˆ°çš„觀點,使得在專案執行的éŽç¨‹èƒ½æ›´åŠ å…¨é¢åŒ–ã€ç´°ç·»åŒ–,讓我執行起來的績效å¯ä»¥æ›´å¥½ã€‚ç›®å‰æ“”任公å¸çš„財務管ç†è€…,也活用者專案管ç†çš„知è˜ã€‚