rogersnotes 20240828【RSG深夜加油站：從願力到實踐，十年敏捷登頂之旅】專案經理雜誌９月新刊，PM超能力x AI協作新時代，激發無限可能！

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【RSG深夜加油站：從願力到實踐，十年敏捷登頂之旅】

＞＞觀看影片：https://youtube.com/live/w3imMddsIBs

身為台灣首位國際Scrum敏捷大使，周龍鴻Roger老師運用敏捷方法，致力於將Scrum方法應用於不同產業領域，除了推動建立超過2萬人的台灣敏捷部落，並在一年半時間，無償培訓了超過200位CEO，以及推動頂尖敏捷CEO大獎。從願力到實踐，與大家分享不為人知的10年敏捷之旅。

【精彩對話】

十年取得CST資格的動力來源？

台灣敏捷生態現況與挑戰？

如何擴展敏捷到非IT產業？

敏捷最夯趨勢？

關於「深夜加油站Give Me Five」：深夜時刻，邀請兩岸精準加速工作完成目標的各領域朋友，為大家分享成功與失敗幕後的大小故事!

主辦單位：台灣敏捷部落

協辦單位：五大社群長宏專案

贊助單位：艾如柏國際有限公司

企劃執行團隊：RSG TAIPEI 2024

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活動時間：2024/11/1(五) - 11/3(日)

活動地點：11/1(五) - 11/2(六)線上舉辦；11/3(日)台北線下實體聚會

RSG TAIPEI 2024 活動報名官網：https://www.rsgtaipei.org/

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專案管理實務：專案管理在公務部門的應用

前言

雖然專案管理及project manager(PM)這名詞在工作上不陌生，但我還真的不知道專案管理還有證照。在好友的介紹推薦知道PMP證照考試後，經過謹慎的自我評估，覺得這課程可以充實自己，且對未來工作也有幫助，就毅然決然和朋友一起報名了。現在回想起來，也覺得自己十分幸運，有朋友一起參與這課程，除了可以一起努力，一起討論，也因為同儕壓力而更加深自己一定要通過考試的決心。

而所有的壓力都在考試當天送出成績，順利考取PMP後解除了。考取PMP後，在規劃相關工作計畫時，我會試著用PMP的思維去思考，期許自己能將專案工作做得更完善，以下是我考取PMP後的實務工作經驗。

一、專案起始流程組-發展專案章程及辨識利害關係人的重要性

在公務部門內，啟動專案工作似乎並不存在發展專案專程這步驟。但在考取PMP後，要開始規劃專案工作前，我會試著將專案章程中一些重要的元素確定好，以利後續專案執行。比方說專案發起人授予專案經理(PM)的權限及責任、重要的里程碑及專案的利害關係人清單等，這些都是過去我在執行專案工作時容易忽略，但卻很重要的部分。所謂「知己知彼，百戰百勝」，專案經理一定要清楚了解自己被授權的職責範圍、可使用的資源，並且辨識出專案中重要的利害關係人，如此一來，才可以同時將專案工作如期完成並且確保專案品質。

二、專案過程中的溝通

在專案管理的課程當中，有句話我到現在印象還是很深刻，我記得講師曾經說過專案經理花最多的時間在「溝通」。如何在正確的時間點，以正確的方式將正確訊息精準地傳遞給專案的相關人員，這是專案工作成功的關鍵之一。

這1年來執行疑似地下工廠的查核專案，在專案正式開始前，我們先找了局內外的合作單位一起進行共識會議，確認雙方的需求、人力資源及聯繫(溝通)管道等。召開共識會議，除了讓雙方先認識彼此外，最重要的就是溝通管道的建立。因為在專案工作進行期間的訊息發布、問題的即時協調解決及進度追蹤管理，都需仰賴正確的溝通管道。

專案是逐步完善的，所以開始執行專案工作時，專案成員可能會透過相關的溝通管道提出變更申請，這些變更申請一旦受理後，必須盡快依變更管理的審核流程辦理，並確保變更申請審核的結果，有正確傳達給每位專案成員，以免影響到專案的品質。

三、專案的採購管理

公務部門人力有限，部分資源往往需透過採購方式向外尋求。辦理採購時，規格需求書務必將重要的里程碑記載詳細，並確保承包商清楚了解，例如：期中、期末的交付標的、繳交期限、罰則及雙方應配合遵循的事項等。另外，因為政府採購法及採購流程頗為複雜，建議在公務部門工作的人，除了拿到PMP證照外，有機會應該設法去取得採購證照，勢必對專案管理工作有幫助。

四、專案人力資源管理

公務部門的組織架構是以功能性組織編制的，每個部門職責及專業性差異非常大，若無高層主管的支持，通常無法組成跨部門的專案團隊，所以執行專案工作的任務編組通常還是由同一部門內的人員組成。除了部門內的人員外，目前公務部門的專案成員有部分則是透過勞務採購方式聘用的委外人員，這些委外人員經過適當發展專案團隊的工具，皆可在專案工作中扮演重要角色，所以發展專案團隊是非常重要的一環。如何透過各種訓練及提升士氣、團隊紀律的相關措施，來提升專案成員的能力，是專案經理重要的任務之一。更重要的是專案完成後，務必研議表彰與獎勵措施，來鼓勵慰勞辛苦的工作人員，營造良好的工作氛圍，未來也可以透過由資深人員搭配新進人員的師徒制度，持續精進發展專案團隊，以提升專案績效與團隊績效。

五、專案組織流程資產的更新和傳承

專案結束流程組除了要確認交付標的(含採購的標的)是否符合標準外，最重要的就是將專案所有紀錄，如利害關係人的意見回饋、經驗學習等資訊歸檔，並更新組織流程資產。

公務部門人員異動頻繁，若專案結束時相關專案文件沒有確實保存下來，勢必會影響承接工作者執行專案的品質。除了行政流程中的相關公文資料，要歸檔管理外，建議將專案開始到結束流程發生的各項議題及處理方式，無論大小及重要性，也一併記錄下來，做為內部的標準作業流程參考。若機關內部有資訊系統，建議這些資料要在資訊系統內留下備份；如果沒有資訊系統，目前我的做法是將相關資料燒錄在光碟隨公文資料歸檔，並於單位內留下一份備份及做好交接。

公務部門預算有限，若要爭取額外預算，往往需透過撰寫競爭型計畫的方式來爭取，且預算也可能因首長更換而有所變更。此外，公務部門尚有公文管考制度，公文的限辦期限十分緊湊，有結案的時程壓力，要完全按照PMP的流程執行專案難度甚高，但我認為PMP的教學內容還是非常值得參考，在有限的預算下如何精簡並整合專案管理的流程，也是我目前仍在努力學習中的。以上是我這段時間執行專案工作的心得分享，希望對大家有幫助，也期待未來有更多公務部門的PMP分享實務心得，彼此觀摩學習。

作者：姜俞臣, PMP

畢業於國立成功大學分子醫學所，在 102年進入新北市政府衛生局食品藥物管理科藥政股服務，從事藥政管理相關工作，如藥品、醫療器材、化粧品、藥事人員及藥商(局)管理，並於106年正式成為PMP一員。

【專案經理雜誌９月新刊】PM超能力x AI協作新時代，激發無限可能！

在AI快速崛起的新時代，專案管理迎來了前所未有的改變，不僅能提升專案生產力，還賦予PM們前所未有的「超能力」。本期《專案經理》雜誌特別聚焦於PM如何善用AI工具影響專案的進行與結果，如何透過AI提升專案工作的效率。

9月新刊亮點一次看：

如何在AI浪潮中保持競爭力的策略

專案經理如何與AI協作

如何善用AI推動數位轉型

通過實際案例來展示AI成功應用

AI對專案管理的倫理和數據隱私疑慮

無論是想提升工作的效能，或是希望在AI時代中尋找新的競爭優勢，透過這本專案經理與AI協作的實用指南，協助專案經理在這場技術革新中，發揮每位專案經理的「超能力」，迎接充滿挑戰的未來。

【史荳芮小姐說故事】站立會議

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