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【國際級敏捷大師直播專訪】Mike Cohn教你化腐朽為神奇的使用者故事！



全球巨擘！最具影響力敏捷管理大師 台灣首次開講，端午節與Mike Cohn



展開 敏捷「人與人的連結」 圓滿完成，感謝熱情參與，成就台灣敏捷史上的新一頁。

Dear Mike,

感謝6/14 您接受了我們的採訪，在台灣敏捷界引起非常大的風潮，您無法想像我們台灣的敏捷進度就好像你們祖先在拓荒美洲一般，我們的敏捷普及率與接受程度遠遠不及亞洲其他國家，從CSM人數就可以得知，我們的CSM僅有1600位比新加坡的10000位實在是落後太多了。

您在凌晨的0530起床跟我們一起直播，還需要在直播前做好我們的訪綱功課，且您一個小時的鐘點費一定是天價，相信是我們無法負擔的起的，由此便可得知您對敏捷的熱情，實在令人感動。

而您帶給台灣敏捷的這一小時，一定會帶給台灣敏捷前進的一大步，我相信會讓更多國際敏捷專家願意跟台灣交流，我謹代表台灣敏捷社群深深的感謝您。

以下是我們的大合照。合照時雖然僅有500多人，但是現場實際的尖峰人數是在602人，您已經創我們社群的最高紀錄375人了(Roman Pichler的interview)。我將所有的觀眾組合成一張照片，供您留念。再次感謝您對台灣敏捷社群的貢獻。

Roger 

 

詳情請參閱台灣敏捷部落新官網：https://sites.google.com/view/taiwanagiletribe/home?authuser=0

2021/06/14_台灣敏捷部落(TAT)共筆 https://hackmd.io/@7oqt0ajuRKup1pvxowHtDQ/rkk05Tr9O

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專案管理方法融入中階主管業務管理E化實作

一、前言

對於一個公部門中階主管而言，其所扮演的角色往往就是承上啟下、有序的推動業務及完成臨時交付工作。在業務管理上經常有幾件事縈繞在心頭，例如：有什麼事該作還沒有作、什麼事要由那一位同仁去作、某件事辦理情形如何，逾期了沒有、某件事作完之後，相關檔案資料放在那裡，承辦人知道外還有誰知道或誰需要知道等等。在過去，業務推動主要的作法多是主管和同仁都有一本筆記本去記錄這些事，彼此勾稽，時而用電子郵件提醒，除了透過公文系統留存的業務資料或檔案外，多數仍存放在個人或其業務電腦中，當人員職務異動或離退時，業務是否能夠交接清楚則有如面對冰山一角，常有部份業務或檔案再向異動或離退人員請益或追討的窘境。

二、中階主管業務管理需求

專案管理的核心價值除了完成專案外，其重要組成還包括落實專案過程的經驗學習與持續改善，進而達到精益求精的目的。對應於實務需求，或可參考專案管理的方法進行組織業務各項工作推展，如需求與範疇的訂定、品質管理與流程改進、建立經驗學習機制等。因此，綜整前述需求，中階主管針對業務管理需要掌握的事項至少包括：

(一)工作日誌

(二)列管事項

(三)業務專案規劃

(四)經驗學習

三、實作專案管理方法融入中階主管業務管理

為了能滿足前述業務管理需求，接下來則利用G Suite進行「科室業務管理協作平台」實作設計。G Suite是Google整合了多項雲端服務工具，提供使用者工作需求而發展之辦公環境套組，包括gmail（即電子郵件）、雲端硬碟、協作平台（即網頁編製）、表單（即word/excel/ppt等文書編輯）等，透過建立Google帳號即可免費取得G Suite雲端服務，進階功能則須以付費方式取得。

開通Google帳號後即可啟用協作平台進行科室業務頁面規劃、編製及透過發佈後讓被授權人員在網際網路中存取相關業務資料或檔案。首先，先以[協作平台]將各項業務佈置成「科室業務管理協作平台」相關頁面，[協作平台]具備操作及頁面編製的便捷性，並提供六個網站模版（如簡單、亞里斯多德、外交官、憧憬、平面及印象）供使用者選用，再透過插入不同物件（如文字方塊、圖片、雲端硬碟及版面配置等）進行科室業務頁面編製即可完成此建置作業。

以下則以「科室業務管理協作平台」中上級協作及列管連結區、工作日誌區、業務推展區、經驗學習區為例進行專案管理方法之融入設計與說明。

(一)上級協作及列管連結區 

本區功能為連結上級部門之業務管理協作平台、所屬部門在業務推展過程中已明確定義需求與範疇之各項列管事項、及以隨想記事收納尚在構思之需求或相關事項。其中「連結部門業務管理協作平台」如有多個部門業務管理協作平台需要連結，只要取得各自之網路位置超連結（HyperLink）即可形成網站互聯網絡，依需求查找相關資訊。在「列管事項」部分則規劃如列管日期、列管層級（上級／處／課）、列管事項名稱、限辦日期、辦理人員、解除列管日期、辦理情形／作業檢討、指示事項等欄位將確定需求與範疇之各項列管事項填入並追蹤及管制辦理成效，亦可達到同仁間互相了解各自列管事項項目、辦理情形及長官加註意見等內容，有助於同部門業務訊息溝通及減少資訊落差。

(二)工作日誌區

本區功能為業務同仁自行紀錄每日重要工作事項，再由主管定期檢視或批註意見，可規劃如日期、當日重要工作處理事項、辦理情形／作業檢討、指示事項等欄位，如圖三所示。「工作日誌」主要紀錄著當週重點工作、當日重點工作、當日實際辦理事項與檢討，除了讓同仁對自己的工作排定優先順序與負責任外，亦可讓主管即時了解同仁當下在進行何種工作，更可以透過適當授權讓其他同仁檢視，進而達到觀摩學習、激勵與良性競爭的效果。當面臨人員異動或離退時業務交接時，也可透過逐日累積的工作日誌了解過往處理之相關業務，可大大避免業務交接疏漏情形。

(三)業務推展區

本區功能為重要業務專案管理及綜合行政。「重要業務專案管理」是在重要業務上直接體現專案管理，亦即執行該重要業務有需求計畫書、範疇管理、成本及期程規劃、風險管制及利害關係人溝通等要素，再呈現於協作平台頁面，如圖四所示。圖四為Oracle Forms改版專案範例，其內組成可依業務需求進行規劃與配置。在本範例中「規劃簡報」為專案管理計畫書、「歷程資料」則用以掛載專案進行過程中的各項檔案、「期程規劃與管制」則是以工作分解結構（WBS）搭配相關辦理期程與負責人員（如圖五所）。事實上，這個專案乃至於WBS中各工作包亦登錄在前述列管事項管制表中。

(四)經驗學習區

本區功能為透過可動態編寫及協作文件進行專案業務執行經驗紀錄，它是以專案管理中工作分解結構（WBS）為基礎，並搭配使用表單、參考文件及經驗分享等目錄置放相關檔案或文件並進行文件超連結，如圖六所示。圖六之專家經驗即是負責人員在完成一項WBS工作包後，就所辦理內容進行紀錄與檢討，並逐步補實，以持續改善的理念作為未來辦理類似工作或人員經驗傳承時參考依據。

四、結論

專案管理有五大過程（如起始、規劃、執行、監控、結束）及十大知識領域（如整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理及利害關係人管理）並可成為組織活動有效運作的知識體系。

在此知識體系下，本文實作了專案管理方法融入業務管理之E化管理機制，同時以「共好」（如業務協作與分享）及「持續改善」（如工作日誌檢討與知識學習）的概念使用業務管理常遇到困擾或窘境迎刃而解。回顧過去的工作經驗，許多的工作應用專案管理知識體系應能做的更好。展望未來，在具備專案管理知識體系的基礎下，面對挑戰或困難將無畏所懼。

作者簡介：元智大學資訊管理博士，於108年12月12日取得PMP證照，現為臺北市政府捷運工程局技術發展處正工程司兼課長。工作經驗為應用系統開發、機房維運管理、資訊安全及專案管理。有志於將專案管理知識體系推廣及應用於業務管理上，並期以「面對問題、解決痛點、持續改善、創造價值」的態度為工作圓滿、生活美好而努力。

文／吳怡銘, PMP, PMI-ACP



敏捷(Scrum)，誠如其名，迅速、靈巧、有衝勁，是因應新時代潮流的管理模式。不僅打破預測式 有板有眼的籓籬，卻又非挑戰，以各有千秋的方式，既融合又交錯地為組織而生。RSG來自Scrum Alliance，與GSG皆屬全球性的敏捷國際活動，號召全球有志一同的能者，用知識協助並分享給各地對敏捷有興趣、熱誠的實踐者。而今年，2021年，RSG在台灣台北。



當幾千人一同網上做專案、讀書會、知識分享是什麼感覺？



網際網路融入人類生活已經超過20多年，時時刻刻都可以創造出不同的新點子、新知識。但是大家是否有想過一個場景，來自不同的國家、不屬同種業態的一群人，卻志同道合地一起做無給薪的專案、分享彼此的所學所知，跨域時空的共好模式，現在好像正夯，他們是一群敏捷(Scrum)實踐者！



Because Scrum　這世界悄然改變

時序回到全球PMP人數達到50萬人的2013年，關乎敏捷的證照CSM則不到百分之一，僅發出數千張而已。若干年後的今日，PMP破百萬人，而CSM卻是其兩倍之譜，超越200萬人擁有。姑且不論這幾年全球產業發生了什麼事？又是哪一年兩大專案管理手法出現黃金交叉？唯一能解釋的，這世界在變、人們的生活方式在變，更快速、有效的管理方式可符合多數人的期待。



「當前是變動非常激烈的年代，計畫經常趕不上變化，敏捷的作法正好迎合如是的腳步，以一種實驗主義，又可說是經驗主義的方式，先鼓勵專案經理先去嘗試，有了部分結果後，再進行溝通、討論，甚至修正，說其是調適性的專案管理也行。」台灣敏捷部落（Taiwan Agile Tribe，簡稱TAT）敏捷教練周龍鴻一語說出了自己長年的觀察。



預測式與敏捷式並行且能接軌

周龍鴻不諱言地指出，世界潮流的確走向敏捷，態勢越來越明顯，台灣這二年開始出現敏捷過熱潮，「當多數人覺得敏捷新奇，彷彿很符合人性，更適用於組織，造成很多人從傳統的預測式專案管理(PMP)移轉到敏捷式專案管理(Scrum)，以『誰可以取代誰？』『誰又可以淘汰誰？』的思考模式來處之。必須解釋的是，兩個手法沒有所謂優劣點，僅有對專案的適用性罷了。」



他進一步解釋，假設企業內部的專案變更很少、重複性低、變更成本大，建議使用預測式，例如：蓋房子、建高鐵等。若專案偏向智慧型，看不見也摸不著，則採用Scrum比較好，像是App開發，或是需要因應時間點快速產出的行業別（參見圖表）。



「正如我前文提及，敏捷過熱潮在台灣發生的現況，原因在於多數企業一股腦兒派人學習敏捷，對其抱持既期待又怕受傷害的態度。可當內部開始採用、導入敏捷時，又發現沒辦法充分駕馭它，讓煮好的一鍋粥瞬間冷卻，非常可惜。」周龍鴻語重心長地說著。



TAT穩定敏捷人的心

為讓習得敏捷或是潛在想要學習敏捷的PMP能夠理論與實務並用，2019年5月TAT成立，以部落(Tribe)型態呈現，而非社團協會的方式，讓人員能夠自主學習。



「當前台灣PMP人數已經達到13,000名，絕大部分的人都對敏捷抱持極大的興趣，這也是成立TAT的初衷，期待能給PMP新的知識，進而再激發他們用不同的專案管理思維。」周龍鴻說，目前TAT人數將近3,000人，整個運作模式像似圍繞太陽的行星般，有一主社群，底下在依照人員的屬性或喜好分為大社群與小社群，他們有的人可能偏好品牌經營，有的人則喜歡品質管理等，而社群裡頭都設置小社長，引領大家一同精進，有時是線上讀書會，有時是講師直播分享等。



值得一提的是，TAT規定非常嚴格，讀書會一定要參加，連續超過5次不到，就會成為社群的拒絕往來戶。「更多時候，我們希望大家是一同參與、一起成長，在社群學習正確的敏捷觀念，虛擬群內共好之餘，還能影響現實工作上的組織、朋友。」周龍鴻說。



因緣際會促成RSG

至於，為何會想要台灣台北舉辦2021 RSG？周龍鴻認為是敏捷人士共好的正能量所促成。他解釋，過去RSG盛會都是實體會議，以過去舉辦的規模來說，全球約400多位各路菁英前來朝聖，可謂是敏捷英雄會。2020年上海RSG礙於疫情的關係，由實體改為全線上舉辦，整個參與人數腰斬一半，剩下200名。「當中光是來自台灣的就占1/10，而我也很榮幸協助上海RSG代言，因而結識主辦人，同時也是全中國第一位CTC──Lucy Liu。」



幾天下來的學習經驗，對周龍鴻和團隊獲益匪淺，尤其透過線上舉辦，幾乎打破籓籬，「只要有心，每個人都可以百分之百上完所有的課程，這是實體會議難以做到的，而我正是收穫滿滿的那一人啊！」他笑著說。因為是線上課程，每位講師都使出渾身解數，就怕因為在空中無法讓大家感同身受，每堂課的會議簡報都深入淺出、聲光效果十足，在虛擬中給予學員超越實體化的質感。



而這20位參與上海RSG的夥伴，其中有一位就是當時台灣敏捷協會(Agile Community Taiwan, ACT)的理事長、現任理事的林裕丞(Yves Lin)。「一起參加RSG的革命情感，讓我和Yves成為無話不談的好朋友，我們都明白時代的趨勢非敏捷莫屬，那股想讓台灣敏捷嶄露頭角的心情不言而喻。」周龍鴻指出。



台灣台北迎接2021 RSG

幾番安排、推動之下，獲得Scrum Alliance認同，確認了2021 RSG在台灣的好消息。



周龍鴻直言，這一次2021 RSG很榮幸與ACT一同主辦，ACT在台灣擁有非常深厚的活動舉辦經驗，造福很多熱愛敏捷的人士。期待這一次的合作能帶給全球更多已經化敏捷為日常或是抱持觀望的潛在敏捷人士。



尤其，ACT在業界以擅長實體會議活動聞名，而TAT在虛擬社群的經營顯得獨樹一格，強強聯手，邀請全球頂尖敏捷講師群，預計以「3天線上課程＋1天實體課程」呈現，勢必成為台灣有史以來最轟動的國際敏捷活動。



周龍鴻有感而發地說，過去我以台灣PMP傳教士自許，因應全球趨勢，我離開既有舒適圈，褪下曾經引以為傲的光環，將自己歸零再出發，專心認識敏捷、用心投入敏捷、全心參與敏捷，成為積極的敏捷大使。「如果PMP是X理論，以監控的角度出發；那麼，敏捷則是Ｙ理論，觸發著人性良性的善念。如同我專訪全球敏捷巨擘Roman Pichler時，他問我為什麼要推廣Scrum，我說 : I am a Scrum Trainer, to promote Scrum is my destiny and my curse, ｗith great power comes great responsibility.」

※ 本文摘自《專案經理》2021年6月號 (21世紀敏捷人才攻略 Be an Agile Talent) https://www.pm-mag.net/Article/Article_content.aspx?Tid=1084