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ã€2021 年專案管ç†å¤§çŽ åƒé¸å ±å起跑】



專案管ç†ç•Œçš„大事,

專案經ç†çš„夢想舞å°ï¼Œ

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2021/4/23(五)21:00  @ZOOM

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跨界策略顧å•股份有é™å…¬å¸-總監

2020 標竿專案çŽ-ç”¢éŠ·å±¥æ­·è¾²ç³§ç”¢å“æ•´åˆè¡ŒéŠ·æŽ¨å»£

2020 å…¸ç¯„ä¼æ¥­çŽ-跨界策略顧å•股份有é™å…¬å¸



專案管ç†å¤§çŽåƒé¸ç¶“驗分享報å處:https://forms.gle/piLgtzEozVghcnuh6

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關於專案管ç†å¤§çŽ

https://www.pmi.org.tw/?page_id=6499



 





 


 
 


æžå®šåˆ©å®³é—œä¿‚人與需求,是專案æˆåŠŸçš„åˆ©åŸº



æ™‚å¸¸çœ‹åˆ°å…¬å¸æŽ¨å‡ºæ–°ç”¢å“æˆ–新方案,但銷售é‡åŠå¸‚場忇‰å¸¸ä¸å¦‚é æœŸï¼Œè‡ªå·±ä¹Ÿå¥½å¥‡åˆ°åº•是因為產å“力ä¸å¤ ï¼Œé‚„æ˜¯è¡ŒéŠ·æ–¹å¼æœ‰å•題。但深入了解後常發ç¾å¾ˆå¤šæƒ…形是因為該產å“ä¸å…·å¸‚場競爭力,而導致ä¸å…·ç«¶çˆ­åŠ›çš„ä¸»å› å…¶å¯¦æ˜¯æœªèƒ½æ·±å…¥äº†è§£å¸‚å ´ç¢ºåˆ‡ä¹‹éœ€æ±‚ï¼Œåªå› çœ‹åˆ°å…¶ä»–å…¬å¸æŽ¨å‡ºé¡žä¼¼ç”¢å“,長官們就覺得有商機便指示è¦ç›¡å¿«æŽ¨å‡ºç›¸é—œç”¢å“,é¿å…錯失進入市場å–得市å çŽ‡çš„æ©Ÿæœƒã€‚å¦‚ä½•å°‡é•·å®˜å€‘çš„æƒ³è¦èˆ‡å¸‚場的真正需求連çµï¼Œé€²è€ŒæŽ¨å‡ºå…·ç«¶çˆ­åŠ›èˆ‡å•†æ©Ÿä¹‹ç”¢å“,進而挹注公å¸çš„ç²åˆ©ï¼Œä¸€ç›´æ˜¯å€‹å¾ˆè¤‡é›œé›£è§£çš„議題。 而PBA的課程就是é‹ç”¨ä¸€å¥—有系統åŠé‚輯åˆç¬¦åˆå¯¦å‹™éœ€æ±‚的方法論,來å”助解決這類的å•題。



 


PBA很清楚地指出,需求評估的起æºä¸å¤–乎來自解決組織內的å•題或是尋找商機,也就是D1: need assessment的第一步驟:辨識å•題或機會。由於這是確èªå¾ŒçºŒå°ˆæ¡ˆå¾ˆé‡è¦çš„èµ·æºï¼Œæ‰€ä»¥é•·å®çš„講師也特別強調需è¦å¤šèŠ±é»žæ™‚é–“ä¾†æ‰¾åˆ°å°çš„利害關係人,é€éŽè¨ªè«‡ã€è§€å¯Ÿæˆ–檢視文件的方å¼ä¾†äº†è§£ç¾ç‹€ï¼Œä¸¦æ”¶é›†æ‰€éœ€è³‡æ–™ä¾†å¯«æˆsituation statement(情æ³èªªæ˜Žæ›¸) ï¼Œæ‰æœ‰è¾¦æ³•給出能滿足商業需求的建議行動方案,進而æå‡ºå•†æ¥­ä¼ç•«æ›¸ã€‚其實在上課å‰ï¼Œè‡ªå·±ä¸¦æ²’有一套方法用來辦èªåˆ©å®³é—œä¿‚äººï¼Œä¾†å°‡å…¶åˆ†é¡žæˆ–ä¾æ“šä¸åŒåž‹æ…‹çš„利害關係人來åšä¸åŒçš„管ç†ã€‚PBAæåˆ°å¯é€éŽè…¦åŠ›æ¿€ç›ªã€çµ„織模型或分解模型來辨èªåˆ©å®³é—œä¿‚人,還å¯ä»¥ä½¿ç”¨RACI模型來åšç°¡æ˜“的分類方å¼ï¼Œèƒ½å°‡çœ¾å¤šåˆ©å®³é—œä¿‚äººä¾æ“šè©²æ¨¡åž‹ä¾†è¾¨èªå„角色在專案中的Role & Responsibilities。å¦å¤–é€éŽpower-interest grid(權力/關注網格),也å¯ä¾æ“šåˆ©å®³é—œä¿‚人的權力åŠå°å°ˆæ¡ˆçš„關注程度,決定å°ä¸åŒçš„利害關係人應採keep satisfied, keep informed, monitor還是manage closelyçš„ç®¡ç†æ–¹å¼ã€‚用這些簡易但有系統的分類åŠç®¡ç†æ–¹å¼ï¼Œè®“自己有了一套明確有效的方法å¯å°åˆ©å®³é—œä¿‚人進行分群管ç†ï¼Œä¹Ÿå°å¾ŒçºŒç®¡ç†å°ˆæ¡ˆä¹‹åŸ·è¡Œæœ‰é¡¯è‘—的幫助。 


 


在實務上若專案出ç¾å•題就è¦åšæª¢è¨Žï¼Œæ‰¾å‡ºè‚‡å› ï¼Œè€Œå¦‚ä½•æ‰¾å‡ºå•題的肇因也是一門大學å•。PBAæä¾›äº”啿³•(five whys)與因果圖等技術來å”助辦èªè‚‡å› ã€‚通常å•å°äº†å•é¡Œæœƒæ˜¯äº†è§£ç¾æ³ä¸€å€‹å¥½çš„開始,而five whys䏿˜¯å­—é¢ä¸Šçš„連å•五次為什麼,而是é€éŽä¸åŒçš„å•題慢慢引導å—訪者深入å•題的核心,找出真的肇因。了解肇因後,利用能力表ã€è¦ªå’Œåœ–,或標竿法得知解決å•題所必備能力後,å†é€éŽè¡¨åˆ—å¼çš„capabilities table with gaps listed坿¸…楚了解解決å•題目å‰å°šæ¬ ç¼ºä¹‹èƒ½åŠ›ã€‚é †å¸¶ä¸€æï¼Œä¸€èˆ¬äººå°è³‡è¨Šå¸æ”¶çš„難易程度為圖ã€è¡¨ã€æ–‡å­—,PBAæ•™æè£¡åœ¨å¾ˆå¤šæŠ€è¡“方法上都是以圖/表作呈ç¾ï¼Œä¹Ÿè®“我在記憶ç†è§£æ™‚比較容易。


 


當瞭解商業需求與所需能力後,BAå°±è¦é‡å°å¦‚何滿足商業需求æå‡ºå»ºè­°ã€‚所æçš„建議當然ä¸èƒ½æ˜¯å¤©ç©ºè¡Œç©ºçš„æƒ³åƒï¼Œæ‰€ä»¥ä¹Ÿè¦é‡å°å„種建議é¸é …åšç‡Ÿé‹é¢ã€æŠ€è¡“é¢ã€æˆæœ¬æ•ˆç›Šé¢åŠæ™‚程等相關的å¯è¡Œæ€§çš„評估。長å®çš„è€å¸«ä¹Ÿç‰¹åˆ¥æé†’這裡的å¯è¡Œæ€§è©•估很é‡è¦ï¼Œå› ç‚ºé€éŽé€™å€‹éŽç¨‹æ˜¯è¦é¸å‡ºä¸€å€‹å»ºè­°çš„æœ€é©æ–¹æ¡ˆä¾†åšæˆæœ¬æ•ˆç›Šåˆ†æžã€‚å› ç‚ºæˆæœ¬æ•ˆç›Šåˆ†æžéœ€è¦èŠ±å¾ˆå¤šçš„æ™‚é–“èˆ‡å¿ƒåŠ›åŽ»å°±å›žæ”¶æœŸã€æŠ•è³‡å ±é…¬çŽ‡ã€å…§éƒ¨å ±é…¬çŽ‡ã€æ·¨ç¾å€¼ç­‰åšåˆ†æžï¼Œæ‰€ä»¥ä¸€æ—¦å¯è¡Œæ€§è©•ä¼°æ²’åšå¥½ï¼Œé¸æ“‡äº†ä¸€å€‹éŒ¯èª¤çš„建議é¸é …,這樣很å¯èƒ½èŠ±æ™‚é–“åŽ»å°±éžæœ€é©æ–¹æ¡ˆåŽ»åšæˆæœ¬æ•ˆç›Šåˆ†æžï¼Œåœ¨æµªè²»å…¬å¸è³‡æºå¾Œé‚„得到錯誤的çµè«–與方å‘。


 


很多公å¸çš„專案常是è€é—†çµ¦äº†æ–¹å‘,å„éƒ¨é–€ç‚ºäº†é”æˆé•·å®˜çš„æœŸå¾…而在分工後就急忙的展開專案,而跳éŽäº†è¦åŠƒéšŽæ®µï¼Œå¾ˆå¤šç´°ç¯€å¸¸åœ¨å°ˆæ¡ˆé€²è¡Œä¸­æ‰ä¾†å”調,也因未在事å‰å°±é‡è¦è­°é¡Œé”æˆå…±è­˜ï¼Œå¸¸åœ¨å¾ŒçºŒåµæˆä¸€åœ˜ï¼ŒèŠ±äº†å¾ˆå¤šæ™‚é–“åœ¨å”調。PBA清楚指出BA應該在建立商業分æžè¨ˆç•«æ›¸ä¸­æ˜Žç¢ºçš„將需求引出計畫ã€éœ€æ±‚æŽ’åºæµç¨‹ã€æ±ºç­–制定éŽç¨‹ã€éœ€æ±‚驗證與確èªéŽç¨‹ã€éœ€æ±‚變更éŽç¨‹ã€è§£æ±ºæ–¹æ¡ˆçš„è©•ä¼°éŽç¨‹ç­‰é‡è¦ç¨‹åºï¼Œåœ¨äº‹å‰é”æˆå…±è­˜ä¸¦åšæˆæ–‡ä»¶ï¼Œè®“專案在後續發生相關情事時,有一定的程åºå¯éµå¾ªã€‚


 


在自己之å‰åœ¨äº‹å‹™æ‰€å·¥ä½œåŠç›®å‰åœ¨å…¬å¸ä¸Šç­éƒ½ç™¼ç¾ï¼Œå¾ˆå¤šå…¬å¸å¸¸è¦ºå¾—有å•題è¦è§£æ±ºå°±æŠŠç›¸é—œå–®ä½çš„人找來開會,會比較有效率。但當沒有在會議å‰å…ˆå°±æƒ³äº†è§£çš„è­°é¡Œåšæºé€šï¼Œè«‹ç›¸é—œå–®ä½å…ˆåšæº–å‚™ï¼Œé–‹èµ·æœƒä¾†æ—¢æ²’æ•ˆçŽ‡ï¼Œä¹Ÿå¸¸å½¢æˆå„方人馬在會議上為了自己的利益而å„說å„話。一場會開下來,花費了許多人的時間與精力,å»å¸¸æ²’å¾—åˆ°ç›¸å°æ‡‰çš„æ”¶ç©«æˆ–æˆæžœã€‚我在PBA裡學到有一套很好用的需求引出方法論å¯ï¼Œä»¥æ‡‰ç”¨åˆ°é–‹æœƒä¸Šã€‚é€éŽå•”尔的å•題來引出更多的資訊,這å¯é€éŽé–‹æ”¾å¼ã€æƒ…å¢ƒå¼æˆ–éžæƒ…境å¼çš„å•題å–的更多的資訊。也了解到active listening很é‡è¦ï¼Œé€éŽè¤‡è¿°è½åˆ°çš„內容來確èªå½¼æ­¤çš„ç†è§£ç›¸åŒï¼Œä¸”è½åˆ°è³‡è¨Š(å³ä½¿æ˜¯æœ‰å·®ç•°çš„資訊)å…ˆä¸åšåˆ¤æ–·ï¼Œè®“å°æ–¹å……分表é”後,é€éŽæå•來ç²å–æ›´å¤šçš„è³‡è¨Šã€‚è€Œä¸”åœ¨çµæŸé™¤äº†æ„Ÿè¬èˆ‡æœƒè€…å¤–ï¼Œä¹Ÿè¦æŠŠæœƒä¸­è¨Žè«–çš„çµè«–與後續工作的分工與時程åšç¸½çµï¼Œè®“大家清楚的知é“自己的責任。


 


PBA也æä¾›äº†ä¸åŒçš„需求引出技術,來é‹ç”¨åœ¨ä¸åŒçš„需求與ä¸åŒåž‹æ…‹çš„åˆ©å®³é—œä¿‚äººä¸Šã€‚è‹¥æƒ³åœ¨çŸ­æ™‚é–“å¾—åˆ°å¤§é‡æƒ³æ³•å¯é€éŽè…¦åŠ›æ¿€ç›ªï¼Œç„¦é»žåœ˜é«”å¯ç”¨æ–¼ä¸»é¡Œå°ˆå®¶åœ˜é«”,促進工作åŠå‰‡å¯ç”¨åœ¨è·¨åŠŸèƒ½çš„åˆ©å®³é—œä¿‚äººï¼Œè€Œè¨ªè«‡å¯ç”¨ä¾†ç²å¾—ç§å¯†æˆ–è¼ƒæ•æ„Ÿçš„資訊等。這些技術å¯ä»¥è¦–目的而交互應用,在上完課後,我跟åŒäº‹æ›¾ç”¨ç„¦é»žåœ˜é«”的方å¼èˆ‡ä¸»é¡Œå°ˆå®¶è¨Žè«–議題並請其æä¾›å»ºè­°ï¼Œä¸¦èžåˆç›¸é—œå»ºè­°å¾Œï¼Œå†å¬é–‹è·¨åŠŸèƒ½çš„ä¿ƒé€²å·¥ä½œåŠï¼Œæœƒè­°é‹ä½œèˆ‡è¨Žè«–å› æ­¤æ¯”ä¹‹å‰æ›´æœ‰æ•ˆçŽ‡è·Ÿæ•ˆæžœã€‚å¦å¤–與會者很容易在開會時ä¸è‡ªè¦ºçš„å°±å離了主題,開始討論ä¸ç›¸å¹²çš„議題。用PBA教的parking lot來紀錄無關的議題,åšç‚ºæ”¶æ–‚ä¸»é¡Œä¹Ÿå¾ˆæœ‰æˆæ•ˆã€‚


 


當然引出的需求也須符åˆéœ€æ±‚çš„å“質特徵:明確ã€å®Œæ•´ï¼Œç”¨å­—精準,å‰å¾Œä¸€è‡´ã€æ­£ç¢ºï¼Œè¦å¯è¡Œã€å¯è¡¡é‡ã€å¯æ¸¬è©¦åŠå¯è¿½æº¯ï¼Œä¸¦é€éŽè¦†æ ¸æˆ–ç”¨æª¢æŸ¥è¡¨ä¾†é©—è­‰ï¼ŒåŒæ™‚也è¦è®“利害關係人å°éœ€æ±‚åšç¢ºèªï¼Œä¸¦å–得最終需求核准者的核准,æ‰é€²è¡Œé–‹ç™¼ã€‚é€éŽPBA的課程也讓自己在實務上開始使用需求追溯矩陣來æŒçºŒè¿½æº¯åŠç›£è¦–å„需求目å‰çš„ç‹€æ…‹ï¼Œä½¿è‡ªå·±æ›´å³æ™‚的掌æ¡å°ˆæ¡ˆçš„進度與狀態。


 


作者:陳玉佩


ä½œè€…ç°¡ä»‹ï¼šä¸­è¯æ°‘國&美國會計師執照 中è¯é›»ä¿¡è‚¡ä»½æœ‰é™å…¬å¸æœƒè¨ˆè™•ç§‘é•· 勤業眾信è¯åˆæœƒè¨ˆå¸«äº‹å‹™æ‰€å”ç† å› éŽåŽ»å·¥ä½œç’°å¢ƒèˆ‡å·¥ä½œæ€§è³ªï¼Œè®“æˆ‘æ™‚å¸¸æœ‰æ©Ÿæœƒèˆ‡è·¨éƒ¨é–€åŠå…¶ä»–å–®ä½åˆä½œï¼Œé¡˜æ„接å—具挑戰性的工作,喜歡與人群相處與學習新的事物,在團體å”åŒåˆä½œä¸Šï¼Œé¡˜æ„è²¢ç»æ‰€çŸ¥æ‰€å­¸ï¼Œä»¥ä¿¾é”æˆçµ„織的目標。

 





å—訪者:致伸科技 智慧介é¢è£ç½®äº‹æ¥­éƒ¨ å”ç† è”¡æ˜†ç”·



 



主æŒäººï¼šå°ˆæ¡ˆç¶“ç†é›œèªŒç¸½ç·¨è¼¯ 周é¾é´», Roger



 



å—訪時間:2021/04/22 (å››)21:00-22:00 (1å°æ™‚)



 


å—訪主題:效率百分百ï¼2æ­¥é©Ÿå¼·åŒ–å°ˆæ¡ˆç¶“ç†æ•ˆçއï¼



身為專案經ç†çš„ä½ ï¼Œè¦ºå¾—è‡ªå·±çš„æ•ˆçŽ‡å¥½å—Žï¼Ÿæ˜¯ä¸æ˜¯æ¯å¤©éƒ½æœ‰è™•ç†ä¸å®Œçš„大å°äº‹è®“你煩心呢?專案經ç†å¯è¬‚專案中的é‡è¦è§’色, 並左å³å°ˆæ¡ˆçš„æˆæ•—ï¼›æƒ³æˆç‚ºã€Œé«˜ç¸¾æ•ˆã€çš„專案經ç†å—Žï¼Ÿä½ ä¹Ÿå¯ä»¥ï¼Œå­¸ç¿’用這簡單2步驟強化你的工作效率ï¼



å°ç£ç›®å‰æ¯å¹´åƒ…鏿‹”出10ä½å„ªç§€çš„專案經ç†äººï¼Œèº«ç‚ºå¾—çŽè€…的蔡昆男,將PSO(Project Support Office)團隊與自動化營é‹åˆ†æžå°Žå…¥å°ˆæ¡ˆï¼Œæ”¯æ´å°ˆæ¡ˆç¶“ç†å¤§å°äº‹åŠå°ˆæ¡ˆå¾ŒæœŸçš„Reviewï¼Œç¢ºä¿æœ€åˆçš„è¨ˆç•«èˆ‡åŸ·è¡Œæˆæžœä¸€è‡´ï¼Œç•¶åšå¾ŒçºŒæ‰¿æŽ¥å°ˆæ¡ˆçš„åƒè€ƒï¼›æœ‰æ•ˆæŽ¨å‹•å°ˆæ¡ˆç¶“ç†æˆé•·ï¼Œæ”¹å–„éŽå¾€å›°å¢ƒï¼2021/4/22(å››)『專案è·äººSHOWã€ç›´æ’­ è·Ÿè‘—è”¡æ˜†ç”·ï¼Œè®“ä½ å¾žã€ŒåŠæ ¼é‚Šç·£ã€çš„PMä¸€èºæˆç‚ºã€Œæ»¿åˆ†ã€çš„PM。


 


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打造PMO的六階段 Galenè€å¸«ç”¨1å°æ™‚告訴你

專案經ç†é›œèªŒåœ¨3月份安排了一場「專案è·äººSHOWã€ç›´æ’­ï¼Œ


邀請å°ç£å¤šå®¶çŸ¥å伿¥­PMO導入的幕後大功臣Galenè€å¸«æš¢è«‡ã€Œæ‰“造PMO的六階段ã€ï¼ŒçŸ­çŸ­1å°æ™‚的時間引起與會者熱烈的迴響:


 


é„§OO:很厲害ï¼ç²ç›Šè‰¯å¤šã€‚


湘O:學習了,è¬è¬å…©ä½è€å¸«ã€‚


奇O:今天的課超棒的。


å¼µOO:一開始就把 專案管ç†çš„ç§‘å­¸ã€è—術分清楚ï¼è¶…讚


KOO:真的是深厚的經歷,æ‰èƒ½æŠŠPMO的精è¯è¬›çš„如此的é€å¾¹ï¼Œè¬è¬è€å¸«å€‘。å—益良多。:)


 


如果ä¸å°å¿ƒéŒ¯éŽäº†åˆ†äº«å¯ä»¥åˆ° YouTube é »é“觀看:https://youtu.be/O-vVFl9vK5Y






 


  


 
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