æžå®šåˆ©å®³é—œä¿‚人與需求,是專案æˆåŠŸçš„åˆ©åŸº
æ™‚å¸¸çœ‹åˆ°å…¬å¸æŽ¨å‡ºæ–°ç”¢å“æˆ–新方案,但銷售é‡åŠå¸‚å ´åæ‡‰å¸¸ä¸å¦‚é æœŸï¼Œè‡ªå·±ä¹Ÿå¥½å¥‡åˆ°åº•æ˜¯å› ç‚ºç”¢å“力ä¸å¤ ï¼Œé‚„æ˜¯è¡ŒéŠ·æ–¹å¼æœ‰å•題。但深入了解後常發ç¾å¾ˆå¤šæƒ…å½¢æ˜¯å› ç‚ºè©²ç”¢å“ä¸å…·å¸‚å ´ç«¶çˆåŠ›ï¼Œè€Œå°Žè‡´ä¸å…·ç«¶çˆåŠ›çš„ä¸»å› å…¶å¯¦æ˜¯æœªèƒ½æ·±å…¥äº†è§£å¸‚å ´ç¢ºåˆ‡ä¹‹éœ€æ±‚ï¼Œåªå› çœ‹åˆ°å…¶ä»–å…¬å¸æŽ¨å‡ºé¡žä¼¼ç”¢å“,長官們就覺得有商機便指示è¦ç›¡å¿«æŽ¨å‡ºç›¸é—œç”¢å“,é¿å…éŒ¯å¤±é€²å…¥å¸‚å ´å–得市å 率的機會。如何將長官們的想è¦èˆ‡å¸‚å ´çš„çœŸæ£éœ€æ±‚連çµï¼Œé€²è€ŒæŽ¨å‡ºå…·ç«¶çˆåŠ›èˆ‡å•†æ©Ÿä¹‹ç”¢å“,進而挹注公å¸çš„ç²åˆ©ï¼Œä¸€ç›´æ˜¯å€‹å¾ˆè¤‡é›œé›£è§£çš„è°é¡Œã€‚ 而PBA的課程就是é‹ç”¨ä¸€å¥—有系統åŠé‚輯åˆç¬¦åˆå¯¦å‹™éœ€æ±‚的方法論,來å”助解決這類的å•題。
PBA很清楚地指出,需求評估的起æºä¸å¤–乎來自解決組織內的å•題或是尋找商機,也就是D1: need assessment的第一æ¥é©Ÿï¼šè¾¨è˜å•題或機會。由於這是確èªå¾ŒçºŒå°ˆæ¡ˆå¾ˆé‡è¦çš„èµ·æºï¼Œæ‰€ä»¥é•·å®çš„講師也特別強調需è¦å¤šèŠ±é»žæ™‚é–“ä¾†æ‰¾åˆ°å°çš„利害關係人,é€éŽè¨ªè«‡ã€è§€å¯Ÿæˆ–檢視文件的方å¼ä¾†äº†è§£ç¾ç‹€ï¼Œä¸¦æ”¶é›†æ‰€éœ€è³‡æ–™ä¾†å¯«æˆsituation statement(情æ³èªªæ˜Žæ›¸) ï¼Œæ‰æœ‰è¾¦æ³•給出能滿足商æ¥éœ€æ±‚的建è°è¡Œå‹•方案,進而æå‡ºå•†æ¥ä¼ç•«æ›¸ã€‚其實在上課å‰ï¼Œè‡ªå·±ä¸¦æ²’有一套方法用來辦èªåˆ©å®³é—œä¿‚äººï¼Œä¾†å°‡å…¶åˆ†é¡žæˆ–ä¾æ“šä¸åŒåž‹æ…‹çš„利害關係人來åšä¸åŒçš„管ç†ã€‚PBAæåˆ°å¯é€éŽè…¦åŠ›æ¿€ç›ªã€çµ„織模型或分解模型來辨èªåˆ©å®³é—œä¿‚人,還å¯ä»¥ä½¿ç”¨RACI模型來åšç°¡æ˜“的分類方å¼ï¼Œèƒ½å°‡çœ¾å¤šåˆ©å®³é—œä¿‚äººä¾æ“šè©²æ¨¡åž‹ä¾†è¾¨èªå„角色在專案ä¸çš„Role & Responsibilities。å¦å¤–é€éŽpower-interest grid(權力/é—œæ³¨ç¶²æ ¼),也å¯ä¾æ“šåˆ©å®³é—œä¿‚人的權力åŠå°å°ˆæ¡ˆçš„關注程度,決定å°ä¸åŒçš„利害關係人應採keep satisfied, keep informed, monitor還是manage closelyçš„ç®¡ç†æ–¹å¼ã€‚用這些簡易但有系統的分類åŠç®¡ç†æ–¹å¼ï¼Œè®“自己有了一套明確有效的方法å¯å°åˆ©å®³é—œä¿‚人進行分群管ç†ï¼Œä¹Ÿå°å¾ŒçºŒç®¡ç†å°ˆæ¡ˆä¹‹åŸ·è¡Œæœ‰é¡¯è‘—的幫助。
在實務上若專案出ç¾å•題就è¦åšæª¢è¨Žï¼Œæ‰¾å‡ºè‚‡å› ï¼Œè€Œå¦‚ä½•æ‰¾å‡ºå•é¡Œçš„è‚‡å› ä¹Ÿæ˜¯ä¸€é–€å¤§å¸å•。PBAæä¾›äº”啿³•(five whys)èˆ‡å› æžœåœ–ç‰æŠ€è¡“ä¾†å”助辦èªè‚‡å› 。通常å•å°äº†å•é¡Œæœƒæ˜¯äº†è§£ç¾æ³ä¸€å€‹å¥½çš„開始,而five whys䏿˜¯å—é¢ä¸Šçš„連å•五次為什麼,而是é€éŽä¸åŒçš„å•題慢慢引導å—訪者深入å•é¡Œçš„æ ¸å¿ƒï¼Œæ‰¾å‡ºçœŸçš„è‚‡å› ã€‚äº†è§£è‚‡å› å¾Œï¼Œåˆ©ç”¨èƒ½åŠ›è¡¨ã€è¦ªå’Œåœ–,或標竿法得知解決å•題所必備能力後,å†é€éŽè¡¨åˆ—å¼çš„capabilities table with gaps listed坿¸…楚了解解決å•題目å‰å°šæ¬ ç¼ºä¹‹èƒ½åŠ›ã€‚é †å¸¶ä¸€æï¼Œä¸€èˆ¬äººå°è³‡è¨Šå¸æ”¶çš„難易程度為圖ã€è¡¨ã€æ–‡å—,PBAæ•™æè£¡åœ¨å¾ˆå¤šæŠ€è¡“方法上都是以圖/表作呈ç¾ï¼Œä¹Ÿè®“我在記憶ç†è§£æ™‚比較容易。
ç•¶çžè§£å•†æ¥éœ€æ±‚與所需能力後,BAå°±è¦é‡å°å¦‚何滿足商æ¥éœ€æ±‚æå‡ºå»ºè°ã€‚所æçš„建è°ç•¶ç„¶ä¸èƒ½æ˜¯å¤©ç©ºè¡Œç©ºçš„æƒ³åƒï¼Œæ‰€ä»¥ä¹Ÿè¦é‡å°å„種建è°é¸é …åšç‡Ÿé‹é¢ã€æŠ€è¡“é¢ã€æˆæœ¬æ•ˆç›Šé¢åŠæ™‚程ç‰ç›¸é—œçš„å¯è¡Œæ€§çš„評估。長å®çš„è€å¸«ä¹Ÿç‰¹åˆ¥æé†’這裡的å¯è¡Œæ€§è©•估很é‡è¦ï¼Œå› 為é€éŽé€™å€‹éŽç¨‹æ˜¯è¦é¸å‡ºä¸€å€‹å»ºè°çš„æœ€é©æ–¹æ¡ˆä¾†åšæˆæœ¬æ•ˆç›Šåˆ†æžã€‚å› ç‚ºæˆæœ¬æ•ˆç›Šåˆ†æžéœ€è¦èŠ±å¾ˆå¤šçš„æ™‚é–“èˆ‡å¿ƒåŠ›åŽ»å°±å›žæ”¶æœŸã€æŠ•è³‡å ±é…¬çŽ‡ã€å…§éƒ¨å ±é…¬çŽ‡ã€æ·¨ç¾å€¼ç‰åšåˆ†æžï¼Œæ‰€ä»¥ä¸€æ—¦å¯è¡Œæ€§è©•ä¼°æ²’åšå¥½ï¼Œé¸æ“‡äº†ä¸€å€‹éŒ¯èª¤çš„建è°é¸é …,這樣很å¯èƒ½èŠ±æ™‚é–“åŽ»å°±éžæœ€é©æ–¹æ¡ˆåŽ»åšæˆæœ¬æ•ˆç›Šåˆ†æžï¼Œåœ¨æµªè²»å…¬å¸è³‡æºå¾Œé‚„得到錯誤的çµè«–與方å‘。
很多公å¸çš„專案常是è€é—†çµ¦äº†æ–¹å‘,å„éƒ¨é–€ç‚ºäº†é”æˆé•·å®˜çš„æœŸå¾…而在分工後就急忙的展開專案,而跳éŽäº†è¦åŠƒéšŽæ®µï¼Œå¾ˆå¤šç´°ç¯€å¸¸åœ¨å°ˆæ¡ˆé€²è¡Œä¸æ‰ä¾†å”èª¿ï¼Œä¹Ÿå› æœªåœ¨äº‹å‰å°±é‡è¦è°é¡Œé”æˆå…±è˜ï¼Œå¸¸åœ¨å¾ŒçºŒåµæˆä¸€åœ˜ï¼ŒèŠ±äº†å¾ˆå¤šæ™‚é–“åœ¨å”調。PBA清楚指出BA應該在建立商æ¥åˆ†æžè¨ˆç•«æ›¸ä¸æ˜Žç¢ºçš„將需求引出計畫ã€éœ€æ±‚æŽ’åºæµç¨‹ã€æ±ºç–制定éŽç¨‹ã€éœ€æ±‚é©—è‰èˆ‡ç¢ºèªéŽç¨‹ã€éœ€æ±‚變更éŽç¨‹ã€è§£æ±ºæ–¹æ¡ˆçš„è©•ä¼°éŽç¨‹ç‰é‡è¦ç¨‹åºï¼Œåœ¨äº‹å‰é”æˆå…±è˜ä¸¦åšæˆæ–‡ä»¶ï¼Œè®“專案在後續發生相關情事時,有一定的程åºå¯éµå¾ªã€‚
在自己之å‰åœ¨äº‹å‹™æ‰€å·¥ä½œåŠç›®å‰åœ¨å…¬å¸ä¸Šç都發ç¾ï¼Œå¾ˆå¤šå…¬å¸å¸¸è¦ºå¾—有å•題è¦è§£æ±ºå°±æŠŠç›¸é—œå–®ä½çš„人找來開會,會比較有效率。但當沒有在會è°å‰å…ˆå°±æƒ³äº†è§£çš„è°é¡Œåšæºé€šï¼Œè«‹ç›¸é—œå–®ä½å…ˆåšæº–å‚™ï¼Œé–‹èµ·æœƒä¾†æ—¢æ²’æ•ˆçŽ‡ï¼Œä¹Ÿå¸¸å½¢æˆå„方人馬在會è°ä¸Šç‚ºäº†è‡ªå·±çš„利益而å„說å„è©±ã€‚ä¸€å ´æœƒé–‹ä¸‹ä¾†ï¼ŒèŠ±è²»äº†è¨±å¤šäººçš„æ™‚é–“èˆ‡ç²¾åŠ›ï¼Œå»å¸¸æ²’å¾—åˆ°ç›¸å°æ‡‰çš„æ”¶ç©«æˆ–æˆæžœã€‚我在PBA裡å¸åˆ°æœ‰ä¸€å¥—很好用的需求引出方法論å¯ï¼Œä»¥æ‡‰ç”¨åˆ°é–‹æœƒä¸Šã€‚é€éŽå•”尔的å•題來引出更多的資訊,這å¯é€éŽé–‹æ”¾å¼ã€æƒ…å¢ƒå¼æˆ–éžæƒ…境å¼çš„å•題å–的更多的資訊。也了解到active listening很é‡è¦ï¼Œé€éŽè¤‡è¿°è½åˆ°çš„內容來確èªå½¼æ¤çš„ç†è§£ç›¸åŒï¼Œä¸”è½åˆ°è³‡è¨Š(å³ä½¿æ˜¯æœ‰å·®ç•°çš„資訊)å…ˆä¸åšåˆ¤æ–·ï¼Œè®“å°æ–¹å……分表é”後,é€éŽæå•來ç²å–æ›´å¤šçš„è³‡è¨Šã€‚è€Œä¸”åœ¨çµæŸé™¤äº†æ„Ÿè¬èˆ‡æœƒè€…å¤–ï¼Œä¹Ÿè¦æŠŠæœƒä¸è¨Žè«–çš„çµè«–與後續工作的分工與時程åšç¸½çµï¼Œè®“大家清楚的知é“自己的責任。
PBA也æä¾›äº†ä¸åŒçš„需求引出技術,來é‹ç”¨åœ¨ä¸åŒçš„需求與ä¸åŒåž‹æ…‹çš„åˆ©å®³é—œä¿‚äººä¸Šã€‚è‹¥æƒ³åœ¨çŸæ™‚é–“å¾—åˆ°å¤§é‡æƒ³æ³•å¯é€éŽè…¦åŠ›æ¿€ç›ªï¼Œç„¦é»žåœ˜é«”å¯ç”¨æ–¼ä¸»é¡Œå°ˆå®¶åœ˜é«”,促進工作åŠå‰‡å¯ç”¨åœ¨è·¨åŠŸèƒ½çš„åˆ©å®³é—œä¿‚äººï¼Œè€Œè¨ªè«‡å¯ç”¨ä¾†ç²å¾—ç§å¯†æˆ–è¼ƒæ•æ„Ÿçš„資訊ç‰ã€‚這些技術å¯ä»¥è¦–目的而交互應用,在上完課後,我跟åŒäº‹æ›¾ç”¨ç„¦é»žåœ˜é«”的方å¼èˆ‡ä¸»é¡Œå°ˆå®¶è¨Žè«–è°é¡Œä¸¦è«‹å…¶æä¾›å»ºè°ï¼Œä¸¦èžåˆç›¸é—œå»ºè°å¾Œï¼Œå†å¬é–‹è·¨åŠŸèƒ½çš„ä¿ƒé€²å·¥ä½œåŠï¼Œæœƒè°é‹ä½œèˆ‡è¨Žè«–å› æ¤æ¯”之剿›´æœ‰æ•ˆçŽ‡è·Ÿæ•ˆæžœã€‚å¦å¤–與會者很容易在開會時ä¸è‡ªè¦ºçš„å°±å離了主題,開始討論ä¸ç›¸å¹²çš„è°é¡Œã€‚用PBA教的parking lot來紀錄無關的è°é¡Œï¼Œåšç‚ºæ”¶æ–‚ä¸»é¡Œä¹Ÿå¾ˆæœ‰æˆæ•ˆã€‚
ç•¶ç„¶å¼•å‡ºçš„éœ€æ±‚ä¹Ÿé ˆç¬¦åˆéœ€æ±‚çš„å“質特徵:明確ã€å®Œæ•´ï¼Œç”¨å—精準,å‰å¾Œä¸€è‡´ã€æ£ç¢ºï¼Œè¦å¯è¡Œã€å¯è¡¡é‡ã€å¯æ¸¬è©¦åŠå¯è¿½æº¯ï¼Œä¸¦é€éŽè¦†æ ¸æˆ–用檢查表來驗è‰ï¼ŒåŒæ™‚也è¦è®“利害關係人å°éœ€æ±‚åšç¢ºèªï¼Œä¸¦å–å¾—æœ€çµ‚éœ€æ±‚æ ¸å‡†è€…çš„æ ¸å‡†ï¼Œæ‰é€²è¡Œé–‹ç™¼ã€‚é€éŽPBA的課程也讓自己在實務上開始使用需求追溯矩陣來æŒçºŒè¿½æº¯åŠç›£è¦–å„需求目å‰çš„ç‹€æ…‹ï¼Œä½¿è‡ªå·±æ›´å³æ™‚的掌æ¡å°ˆæ¡ˆçš„進度與狀態。
作者:陳玉佩
作者簡介:ä¸è¯æ°‘國&美國會計師執照 ä¸è¯é›»ä¿¡è‚¡ä»½æœ‰é™å…¬å¸æœƒè¨ˆè™•ç§‘é•· 勤æ¥çœ¾ä¿¡è¯åˆæœƒè¨ˆå¸«äº‹å‹™æ‰€å”ç† å› éŽåŽ»å·¥ä½œç’°å¢ƒèˆ‡å·¥ä½œæ€§è³ªï¼Œè®“æˆ‘æ™‚å¸¸æœ‰æ©Ÿæœƒèˆ‡è·¨éƒ¨é–€åŠå…¶ä»–å–®ä½åˆä½œï¼Œé¡˜æ„接å—具挑戰性的工作,喜æ¡èˆ‡äººç¾¤ç›¸è™•與å¸ç¿’新的事物,在團體å”åŒåˆä½œä¸Šï¼Œé¡˜æ„è²¢ç»æ‰€çŸ¥æ‰€å¸ï¼Œä»¥ä¿¾é”æˆçµ„織的目標。