rogersnotes 20201008：實務經驗分享-PMP教會我的事 & 如何使用需求追溯矩陣來管理？看史荳芮小姐一分鐘學管理

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PMP教會我的事

還沒有擔任主管的經驗變考上了PMP的證照，其實對我而言也是另一種挑戰。很多人會問我「一個專案經理應該具備甚麼樣的條件？」「考上PMP就能當上專案經理嗎？」答案很明顯的：不是。那麼我在準備PMP到底為了什麼？又到底學了什麼呢？我想我學到的是一種願意學習的態度、邏輯能力和對自己負責的能力。而考完PMP證照後我開始專注於擔任研究助理的工作，在過程中我深刻體會到時間管理的重要性。

研究助理工作內容

擔任研究助理就像一位小秘書，常常要幫老闆處理許多大大小小的事情，而看似輕鬆，但其實內心的壓力非同小可，因為我所處理的每一件事，做的每一份簡報都代表著老闆的能力和態度，甚至需要為老闆準備開會所需的資料，有時哪裡出了差錯就會對老闆覺得非常抱歉，不僅如此，更傷了老闆的顏面。而在擔任研究助理的同時，我更要同時兼顧學校課業和工作，所以時間管理對我而言非常重要。除此之外，也重塑我願意學習和正視根本問題的態度。

正視根本問題

指的是我在交出每一份成果時，當老闆打槍我，或是覺得我哪裡做不好可以再如何修改，我應該專注在為什麼會發生這種問題的根本原因，而不是為了求快速，只提出一個快速解決的方案。對於自己本身，應該再深入思考有沒有什麼辦法可以徹底或預防未來自己再度發生這種問題。

這種心態其實非常重要，因為很多人會認為專案管理就是哪裡發生問題了就去解決，這確實是一種狀況，但如果每天都有不同的地方發生問題，那專案的負責人也會疲於奔命。這種問題常發生在短期專案，專案結束後看似完美，卻留下許多後遺症。所以我們要做的除了解決，更是預防。所以我認為不論是專案負責人或擔任研究助理的我，在一開始就必須多花點心思去構思如何管理和思考所謂的預防方案，避免問題的發生，同時若能更深一層思考到發生問題時如何改善。長期下來，問題不再常常發生，我們不再疲於解決這些問題，能花更多的力氣在「將事情做好」這件事上，就會形成正向循環，讓結果和自己都變得更好，也就能越來越進步。

願意學習的態度

身為一個研究生最重要的就是自己是否願意放下身段，並好好規劃時間做學習，不論是自我學習或者跟他人學習。我們常常會依照過去的經驗來執行手上的工作，然後學術的世界更新速度非常快速，並且深博廣大，很多新東西新理論或是新作法不段變化，我們常常會覺得這些不就是過去所學過的東西，自然而然地又過去的經驗來解決每一項問題。

然而能像海綿一樣，擁有強大的吸收能力，不論是在專業領域範圍或是不同老闆的相處模式，並憑藉自身能力去蕪存菁，就能留下好的經驗和做法，將來也才能不斷的進步。

良好的時間管理，成為時間的主人

身為一個身兼多職的全職碩士生，一天24小時都已經快要不夠用了，更別說浪費任何一分一秒對我來說都是奢侈。因此掌握時間管理的技巧，讓自己能提升做事情的效率對我而言是一件必須不斷學習的事。好的時間管理不僅能讓我把課業和工作上的事情都有效率和效果的完成，甚至為我的生活空出了寶貴的社交時間。我歸納出了幾項我執行後非常有效的做法：

1. 記錄自己的24小時和每天所需要完成的重要事項

把自己一整天的時間花費記錄下來，可以透過這種做法先了解自己把時間花到哪去，哪裡需要留下大塊時間等等，方便自己安排行事曆，做好接下來的時間安排。我發現這種做法若能持續一週，將大大改善自己的時間規劃，也能協助自己更了解自己的生活。

2. 不要一直滑手機

過去只要下課一回到家，第一件事情就是拿起手機打開facebook、youtube、instagram，開始放空自己，連快要睡著了都捨不得把手機放下。然後一晃眼3、4個小時就過去了，一天也結束了。長此以往，白白浪費的時間連自己都不敢想像。但反過來，如果能克制自己，勉強自己不去看那些純用用來kill time的娛樂節目、電玩遊戲，或是一天規定自己只有固定時段才能滑手機，那麼不僅能妥善規劃自己的時間，省去了不少浪費，又能滿足自己娛樂放鬆的需求！

3. 能快速解決的事情要立刻做

一般來說，大家在排定時程或作時間規劃管理的時候，往往會排定優先順序，將重要的事情放在第一順位，但是當我們太過專注在重要的事情時，常常會不小心忽略「能快速解決的事情要立刻做」這樣不僅能告訴自己目前進度的產出為何並消化其中一項代辦事項，也能讓老闆、同儕或上司清楚明確的知道目前的進度。

最後，也是我認為最重要的一件事，就是「在工作和休閒娛樂間取得平衡」

我認為時間管理的終極意義在於如何透過有效的管理來擁有自己的時間。工作只是人生中一樣任務，我們透過快速的完成和解決這些任務，來讓自己獲得娛樂和休閒時間，這才是人生最大的意義。好好享受自己的人生，才有更多的動力繼續工作。

過去大家的想法都是「啊這項工作做不完，就週末再做好了」，所以常常一堆人週末還在加班，沒有自己的生活，厭倦工作。但只要轉換念頭「在假期來臨前，我要好好規劃時間讓自己完成這些工作」，接下來強迫自己透過不同方法和溝通協調，讓目前的工作達到一定的進度水準。

以上幾項作法是我在考完PMP後，對於擔任研究助理有不同的啟發和做法，透過這邊文章整理和論述，透過有效的時間管理讓自己在工作和娛樂間取得最適平衡點。

作者：曾翊瑄, PMP

作者簡介：目前就讀於中山大學企業管理研究所碩二，未來希望能成為一位專業經理人。再一次因緣際會中接觸PMP，在準備考試的過程中學到過去學校沒有教我的事，而在這期間也擔任研究助理，也真正了解真正落實風險管理、時程管理對於完成一件專案有多重要。

【史荳芮小姐：需求追溯矩陣】

小B是一家3C產品公司裡的商業分析師，她為了推廣公司新產品而舉辦活動展。

某天，老闆大P告知小B有流程疏漏。

小B很懊惱該如何預防這種問題，大P便建議可以使用需求追溯矩陣來管理，

這樣就不怕過程中會產生疏漏了！

究竟需求追溯矩陣能如何監控過程？又能團隊解決甚麼問題呢？

點擊【史荳芮小姐：需求追溯矩陣】告訴你！

影片連結：https://youtu.be/VMHyodE1s6s

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