任何角色都能é‹ç”¨çš„專案管ç†çŸ¥è˜
種下PMP的希望種å
第一次接觸『PMPã€æ˜¯æˆ‘在公部門æœå‹™çš„時候，當時é‹æ°£å¾ˆå¥½è¢«å§”以é‡ä»»ï¼Œæ“”任一個有關市府政績的專案計畫主辦人，起åˆæŠ±è‘—åˆç”Ÿä¹‹çŠ¢ä¸ç•è™Žçš„心情開始執行專案，但事情絕å°ä¸æ˜¯æ†¨äººæƒ³çš„é€™éº¼ç°¡å–®ï¼Œå› ç‚ºé€™å°ˆæ¡ˆéœ€è¦çµ±æ•´å±€è™•ä¸æ‰€æœ‰è½„管單ä½çš„æ¥å‹™æˆæžœï¼Œè€Œç¯„åœæ›´æ˜¯æ¶µè“‹äº†æ•´å€‹å¤§å°ä¸ï¼Œæƒ³ç•¶ç„¶é¦¬ä¸Šèº«è™•å¤šé 馬車之ä¸æ…Œäº‚ä¸å·²ï¼Œé«”æœƒåˆ°æ¯«ç„¡ç« æ³•çš„ç®¡ç†å°ˆæ¡ˆçµ•å°å¼Šå¤§æ–¼åˆ©ï¼Œä¸éŽå¤©ç„¡çµ•äººä¹‹å¢ƒï¼Œæ¤æ™‚å–®ä½å³æ™‚派了一個專案顧å•æ”¯æ´æˆ‘，讓我按著他整ç†å¥½çš„工作分解çµæ§‹ä»¥åŠæ¯é …的工作包都è¦åŠƒå¥½æœŸç¨‹ä¾†åŸ·è¡Œï¼Œæœ‰æ¢æœ‰åºçš„讓專案回到æ£è»Œï¼Œå¾Œä¾†æ‰çŸ¥é“原來顧å•é‹ç”¨çš„就是PMP的管ç†æ‰‹æ³•ï¼Œé€™ä¹Ÿè®“我種下一定è¦å¸æœƒé€™å€‹æœ‰é‚輯的管ç†çŸ¥è˜ç¨®å。
é–‹å•Ÿæˆç‚ºPMP的大門
隨著專案çµæŸæ²’多久後，我也褪去公務人員的身份，開始了在工程顧å•å…¬å¸çš„è·æ¶¯ï¼Œé™¤äº†å·¥ä½œæ€§è³ªç›¸ç•¶ä¸ä¸€æ¨£å¤–ï¼Œå› ç‚ºé‚„æ˜¯èœé³¥æ‰€ä»¥å·¥ä½œé¡žåž‹éƒ½æ˜¯æŸä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆè¨ˆç•«ä¸‹çš„åˆ†å·¥é …ç›®ç‚ºä¸»ï¼Œä¸éŽéš¨è‘—時間é€æ¼¸ç´¯ç©ç¶“驗後，公å¸å·²å®‰æŽ’我擔任「計畫主辦ã€çš„角色，也讓我回想éŽåŽ»åœ¨å¸‚府的專案經æ·ï¼Œé›–然公å¸åˆ¶åº¦å±¬æ–¼åŠŸèƒ½åž‹çµ„織為主，但還算是有空間能發æ®è‡ªå·±çš„æƒ³æ³•ï¼Œæ–¼æ˜¯ä¸‹å®šæ±ºå¿ƒå ±åé•·å®çš„課程，æ£å¼é–‹å•Ÿæˆç‚ºPMP的大門，這段時間工作與PMP課程交織進行著，當從課程講師傳授的經驗ä¸æˆ–從PMBOK裡汲å–的知è˜ï¼Œæ£å¥½èƒ½è®“我產生更多的想法調整工作上的專案管ç†æ–¹æ³•ä¸¦ä¸”é€æ¥å®Œå–„它，ç¾åœ¨é›¢å®Œæˆèª²ç¨‹è¨“ç·´åŠè€ƒè©¦ä¹Ÿå°‡è¿‘3個月時間，進行ä¸çš„專案也在軌é“上é‹è¡Œè‘—，有了在市府的專案經æ·ä»¥åŠç›®å‰çš„專案經驗，兩者間雖然扮演的角色有相異之處，但所é‹ç”¨çš„管ç†æ‰‹æ³•éƒ½é›¢ä¸é–‹PMBOK的範åœï¼Œæ‰€ä»¥æŽ¥çºŒå…§å®¹æˆ‘想闡述的主題是『任何角色都能é‹ç”¨çš„專案管ç†çŸ¥è˜ã€ï¼Œé‡å°äº†äº”大éŽç¨‹çµ„ä¸å¹¾å€‹ç®¡ç†æ‰‹æ³•ä¸Šçš„應用心得。
一ã€èµ·å§‹-利害關係人管ç†
在市府ä¸ï¼Œå› 為專案得跟å„個單ä½éƒ½æœ‰æ¥å‹™å¾€ä¾†ï¼Œæ‰€ä»¥åœ¨åˆ©å®³é—œä¿‚人管ç†æ‰®æ¼”了éžå¸¸é‡è¦çš„é—œéµï¼Œä¸€é–‹å§‹å¿½ç•¥äº†é€™å€‹é‡è¦æ€§å°Žè‡´æœ‰äº›å–®ä½åœ¨ç”覆我們的å•é¡Œæ™‚常常文ä¸å°é¡Œï¼Œé€²è€Œå½±éŸ¿äº†å°ˆæ¡ˆçš„進度，後來有了顧å•çš„å”助，彙整了æ¯å€‹å–®ä½çš„é‡è¦é—œä¿‚人後，就åƒæ‰“通任ç£äºŒè„ˆä¸€æ¨£ï¼Œå°ˆæ¡ˆçš„é€²è¡Œä¹Ÿè¶Šä¾†è¶Šé€šé †ï¼Œé›–ç„¶ç›®å‰çš„專案比較起來單純得多，但利害關係人的管ç†éƒ½ä¸€æ¨£çš„é‡è¦ï¼Œå°¤å…¶è¾¨è˜åˆ©å®³é—œä¿‚人後é‹ç”¨äº†æ¬ŠåŠ›/é—œæ³¨ç¶²æ ¼å¾Œï¼Œåœ¨ç®¡ç†ä¸Šæ›´èƒ½æ‹¿æ利害關係人的需求，所以一開始花點時間進行利害關係人的管ç†ï¼Œç›¸ä¿¡å°æ–¼ç®¡ç†å°ˆæ¡ˆè€Œè¨€æ˜¯å¾ˆå€¼å¾—的工作，å¯èªªæ˜¯ã€ŽçŸ¥å·±çŸ¥å½¼ï¼Œç™¾æˆ°ç™¾å‹ã€ã€‚
二ã€è¦åŠƒ-定義範疇ã€å»ºç«‹å·¥ä½œåˆ†è§£çµæ§‹
如åŒå‰è¿°ï¼Œè‰¯å¥½çš„利害關係人管ç†èƒ½çŸ¥é“他們的需求以åŠä»–們å°æ–¼å°ˆæ¡ˆåœ¨æ„的標準，所以為了ä¸è®“專案目標é€æ¼¸ç™¼æ•£ï¼Œå®šç¾©ç¯„疇是éžå¸¸é‡è¦çš„，在我的經驗裡åƒæ˜¯å®šå¥½äº†ä¸€å€‹æ–¹å‘å¾Œï¼Œå¸¶é ˜åœ˜éšŠå…¨åŠ›å‰é€²çš„感覺，而在市府時，顧å•æœ€å¸¸é‹ç”¨çš„就是在建立工作分解çµæ§‹ä¸Šï¼Œä¸€é–‹å§‹ä¸ä»¥ç‚ºæ„，但沒想到效果如æ¤é©šäººï¼Œå› 為將範疇ä¸è©²å®Œæˆçš„事æ¢åˆ—出來，讓團隊æˆå“¡éƒ½æ¸…楚自己的權責，而自己在管ç†æ™‚也知é“什麼事還沒完æˆï¼Œæœ‰å•é¡Œä¹Ÿèƒ½é¦¬ä¸Šé€²è¡Œæ”¹å–„，在專案執行上是éžå¸¸é‡è¦çš„管ç†æ–¹æ³•ã€‚
三ã€åŸ·è¡Œ-實施風險回應
專案的執行上，『風險ã€æ˜¯ä¸å®¹å°è¦·çš„，俗話說é 防å‹æ–¼æ²»ç™‚，但在PMBOKä¸é¢¨éšªä¸¦ä¸åªä»£è¡¨è² é¢çš„事情，而是æ£ã€è² å‘都有å¯èƒ½åœ¨é æ–™ä¹‹å¤–ç™¼ç”Ÿçš„ï¼Œé€™å°±æ‰“ç ´æˆ‘ä»¥å¾€çš„æƒ³æ³•ï¼Œä»¥ç‚ºé¢¨éšªéƒ½æ˜¯åœ¨é 防ä¸å¥½æˆ–æ˜¯è² é¢çš„ç‹€æ³ç™¼ç”Ÿï¼Œæ‰€ä»¥é€™å€‹æ–°çš„觀念讓我é‹ç”¨åœ¨é€™æ¬¡çš„專案上，除了å¨è„…的回應ç–ç•¥å¤–ä¹Ÿå¢žåŠ äº†æ©Ÿæœƒçš„å›žæ‡‰ç–略，讓æ¯å€‹é¢¨éšªè² 責人都能æ£ç¢ºçš„回應風險，讓專案å¯ä»¥æ¸›å°‘å¨è„…並把æ¡æ©Ÿæœƒã€‚
å››ã€åŸ·è¡Œ-管ç†æºé€š
æºé€šï¼Œåœ¨é‚„未上課å‰ä»¥ç‚ºé€™ç« 節教的是人與人之間的æºé€šæ–¹å¼ï¼Œä½†å…¶å¯¦æ˜¯å°ˆæ¡ˆå·¥ä½œä¸Šçš„資訊傳éžï¼Œæœƒç‰¹åˆ¥æœ‰å¿ƒå¾—æ˜¯å› ç‚ºç•¶åˆåœ¨å¸‚府工作的時候，一開始習慣以電話è¯çµ¡æˆ–é›»å郵件的方å¼å‘利害關係人傳éžè¨Šæ¯ï¼Œä½†ç™¼ç¾æ•ˆæžœæ ¼å¤–ä¸å¥½ï¼Œå› 為政府機關的環境與æ¥ç•Œä¸å¤ªä¸€æ¨£ï¼Œå而習慣以『公文ã€çš„æ–¹å¼é€²è¡Œæºé€šï¼Œå› 為有了公文æ‰è®“其他單ä½æœ‰ä¸€å€‹åŸ·è¡Œçš„ä¾æ“šï¼Œæ‰€ä»¥æ¯æ¬¡ä¸€é–‹å®Œå°ˆæ¡ˆæœƒè°å¾Œï¼Œä¸€å®šç«‹é¦¬å°‡å„個利害關係人需è¦çš„工作內容整ç†å¯«æˆå…¬æ–‡ç™¼é€å‡ºåŽ»ï¼Œæ‰èƒ½æ”¶åˆ°è©²æœ‰çš„資料回覆，所以æ¯å€‹ç’°å¢ƒåœ¨è³‡è¨Šçš„æºé€šä¸Šéƒ½ä¸ç›¡ç›¸åŒï¼Œä¸€é–‹å§‹å…ˆäº†è§£ç’°å¢ƒæŽ¡ç”¨å°çš„æ–¹å¼é€²è¡Œæºé€šï¼Œç›¸ä¿¡æºé€šä¸Šå¯ä»¥æš¢é€šç„¡é˜»ã€‚
五ã€çµæŸå°ˆæ¡ˆæˆ–階段
隨著專案é€æ¼¸å‘Šä¸€æ®µè½ï¼Œä¹Ÿé–‹å§‹è‘—手確定與契約相關的產出是å¦éƒ½å®Œæˆäº†ï¼Œè€ŒéŽå¾€çš„工作經驗通常是專案çµæŸçš„心態就åƒæ”¾æš‘å‡èˆ¬ï¼Œé®®å°‘有é¡å¤–的心情好好的收尾，ä¸éŽå¾žPMBOKä¸äº†è§£åˆ°ã€ŽçµæŸå°ˆæ¡ˆã€çš„é‡è¦æ€§ï¼Œå› 為未來若有類似的專案開啟，那麼經驗å¸ç¿’登錄表是éžå¸¸æœ‰å¹«åŠ©çš„ï¼Œé™¤äº†èƒ½å¤ æ•´ç†å°ˆæ¡ˆæ›¾ç¶“é¢å°çš„課題外，更能精進下一次專案的執行效率，å¯èªªæ˜¯ã€ŽåŠªåŠ›èª å¯è²´ï¼Œç¶“驗價更高ã€å§ï¼›å¦å¤–有效的專案資訊進行æ¸æª”是éžå¸¸é‡è¦çš„ï¼Œå› ç‚ºåœ¨æ•´ç†è³‡æ–™çš„當下都記得éžå¸¸æ¸…楚需è¦çš„文件或檔案å˜æ”¾çš„ä½ç½®ï¼Œä¸éŽæ™‚間真的能忘掉一切，好好的åšç´¢å¼•æˆ–編碼相信未來需è¦æ™‚ï¼Œé¦¬ä¸Šå°±èƒ½æ´¾ä¸Šç”¨å ´ï¼Œåˆ©å¤§æ–¼å¼Šã€‚
作者 ：張雅程, PMP
作者簡介 ：
國立æˆåŠŸå¤§å¸åœŸæœ¨å·¥ç¨‹ç ”究所碩士
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åƒèˆ‡éŽå®‰å‘輕軌高架段çµæ§‹è¨è¨ˆã€æ¡ƒåœ’åœ‹éš›æ©Ÿå ´T3è¯çµ¡é“çµæ§‹è¨è¨ˆç‰
『抱著有æœä¸€æ—¥é‹ç”¨æ‰€å¸ï¼Œè®“這塊土地上的建築çµæ§‹éƒ½èƒ½å®‰ç©©çš„夢想é’å¹´ã€