rogersnotes 20190815：專案管理實務分享：在民企與公部門的應用差異 &【職場必修】你能勇敢拒絕無效加班？專案經理雜誌8月號

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專案管理在民企與公部門的應用差異

前言

在公務部門服務，遵循以法規及行政程序的框架來思考事務，難免落入習慣的窠臼，因此，經常搜尋能與企業界互動而獲取新知、突破自我限制的進修機會，經得知臺北市政府與東吳大學合作PMP課程，即摩拳擦掌、躍躍欲試參加此一證照課程，在拿到厚厚十數本講義及PM Box時，雖不免忐忑，但在課程講師的精闢講解與共好讀書會同學的盡力互勉下，逐漸上手，終在目標期限內完成考試，取得證照後也能行有餘力去協助其他待考同學，成就感與充實感，筆墨難以形容，也結交了一群異業結盟的好朋友。

在成為PMP後，除了思考如何回饋到自己的工作上以外，也常將這次的學習經驗與心得和辦公室同仁分享，希望與同仁共好，以結構化的方式思考業務，不斷回顧重要指標，在里程碑檢視過程中的結果，以達到政策目標，當思維與理路能夠趨同時，團隊才能真正形成，力量才能集結，擺脫久處公部門的框架，讓我們的政策與措施更接地氣，以目的性的換位思考服務，工作產值能夠更有效率並貼近民眾的需求。

一、公部門與企業界專案最大差異─成本概念不同

民間企業進行專案時，在起始、規劃、執行、監控、結束的五大流程中，不論是在範疇、時間、品管、人力資源、溝通、風險及採購管理的哪一個面向，均必須控制各項成本在可負擔且可獲利的範圍內，但，公部門的財會制度除了少部份業務因屬性而以收支對列方式處理外，絕大部分是統收統支，所有的規費或活動收入歸繳公庫，所有的支出編列預算向公庫伸手，因此，與一般業界的成本概念有很大的差異，衍生出的情況除了缺乏效率及效能的態樣外，最為民眾詬病的就是不知民間疾苦的舉措。筆者嘗試如以PM的知識與架構，思考資源分配與成本分析，期使活動能維持相稱的品質，既不會因為低估而無法推動，也不會因為高估而浪費人力與物力。

大部分民間企業專案的成本來自工時資源，牽涉到專案分解到WBS時每項工作的人力與時間成本，公務部門在專案的啟始階段，則是基於政策面的抽象價值考量，預估專案成本只是一個過程，作為向上級機關或民意機關爭取經費的基礎，專案成本基準則是各級政府機關訂頒的預算編製作業手冊中各項費用編列基準所列的單價金額加總計算，部分項目牽涉到市場行情而有先進行市場訪價的過程，但非必要，因此各項政策的分項實施計畫(可視為專案範籌說明書)中所列的經費概算表(可視為專案成本)經常是相當制式化且概略的，不一定反應現實狀況。

但，年度總預算書敘明了所使用的成本管理流程、成本所使用的單位、追蹤成本執行狀況的方式、經費審認及核銷的方式等內容，確實具有成本管理計畫書的形式。

公部門財會制度將經費分為資本門與經常門兩大類，經常門中再概分為人事費用及業務費用兩大目，原則上彼此之間嚴格規範不得流用或勻用，因此專案規劃時，只在有牽涉到業務委外、勞務承攬或勞動派遣的需求時，才會以「業務費用」的層面來討論人力資源成本，但，主(協)辦相關業務的公部門內部人力資源，並不會在各項作業計畫(專案範籌說明書)中所列的經費概算表(專案成本)中呈現，人力資源成本對於公部門來說，似乎被視為沉澱成本而非機會成本，而且在個別計畫(專案)內並沒有編列風險準備金的額度，不管是已知或未知的風險，都是以管理預備金或另外編列預算支應的方式處理。

二、公部門與企業界專案次大差異─時程概念不同

企業界的專案目標，包括專案要完成什麼？達到什麼成果，會以SMART原則(S明確、M可衡量、A可達成、R真實、T時間限制)以具體指數來考量，但，公部門的計畫通常都是以抽象的質化政策目標為導向，而且影響專案的「客戶」(意見領袖或團體)是輻射面向的，有顯性的也有隱性的，提出需求的時間點也無法一致規範，重要團體針對專案目標的意見甚至有時候是尖銳對立的，顯現在專案時程上，就產生很大的不確定性，因此雖然計畫本身也會描述專案在時間管理上運用的流程、排程方法、時程的單位、如何控制時程、衡量進度的方法等(可視為時間管理計畫書)，發展出計畫(專案)時程，有部分計畫也會細分到流程分解結構(PBS），依時間前後進行拆解與敘寫，並將專案所有活動，依照順序預先排定，有系統地呈現專案時程網路圖，但排序活動的邏輯關係會因為影響政策的變數無法量化，導致前後（FS）關係、SS 關係或FF 關係不必然有邏輯性，關鍵路徑（critical path）往往是阻力最小或意見最強的一方獲得優先處理的機會，而非以重要性或完成計畫目標的必要性為優先考量，因此，時程壓縮的方式，不管是快速跟進法（fast tracking）或縮程法（crashing），均有可能是能做的先做，不能做的延後…等質性判斷，不一定是以活動間的關係來決定。顯現在民眾的觀感上，就成為拖拖拉拉或缺乏SOP的外部態樣，未理解公部門處理業務是以壓力的來源及力量大小考慮處理順序及時間排程的思維，致有父子騎驢、頭痛醫頭腳痛醫腳…等負面評價。

另外一個影響公部門計畫(專案)時程的重要因素是會計年度及學年度，目前各級政府機關的會計年度與曆年度一致，自每年的1月1日至12月31日，但教育行政機關與各級學校仍採學年度制，自每年的7月1日至次年的6月30日，許多計畫(專案)受限於經費編列年度，必須在當年度執行完畢，未達成一定比例執行數的計畫或單位，將會被嚴格檢討，不會因為以較少的預算成本達成計畫目標而被獎勵，次年度的相關經費也可能因為前一年度執行數未達期望值而被刪減，產生公部門消化預算或拖延計畫時程…等情形，以產生有依計畫文字執行的態樣，達成計畫(專案)的表面效度。

筆者曾於中央部會、首都直轄市、地方政府及二級機關等單位任職，體驗到不同層級政府機關業務及計畫執行的不同層次，實務經驗上帶給自己最大的收穫是換位思考能力的提升，藉由此次充實PMP專業知識，比較公私部門計畫(專案)在成本及時程兩項差異性，對於自身從事企劃研考及行政稽核業務面向，開拓了新思維，在成本方面，應該思考不同部門資源的投入以及與計畫成果的關聯性，運用技術工具精算；在時程方面，應該精準設定里程碑的時點並監控實際執行進度，如果修正的幅度過大，或許應該適時結束專案或另起專案，以防止範疇失控。

部分公務同僚同理心不足導致政務與民眾期待有差距，可能囿於工作經驗與生活環境的限制，有些人能從自己的經驗中學習、有些人能從別人的經驗中學習，高明者更能有自發性的體認，但淺見以為，都不如系統化的學習新知，快速而有效的提升自我職能實力，很高興能有機會參與課程，與同學共好，並通過考試成為PM，希望能藉由專業知能與企業界實例的引領，將公部門工作做最有效能與效率的提升，將我俸我祿還諸民脂民膏！

作者：李淑貞PMP

作者簡介：政治大學東語系畢業，民族研究所肄業，臺中教育大學教育行政學分班結業，於2018/2/1正式成為PMP。目前擔任臺北市青少年發展處綜合企劃課課長。專長為競賽活動、行政稽核、政府採購等。

曾任臺北文化體育園區助理研究員、經濟部政風處科員、嘉義市政府教育處體健科科長、嘉義市立體育場場長、新北市體育處競技運動科科長。

在青少年校外教學課程場域，以PM架構積極印證專案管理效能，發揮身為PMP之專業。

【職場沃克必修】你能勇敢拒絕無效加班？

心理師：公司風氣固然重要，但自身條件更重要！

作者／艾彼

想像一下，同一間辦公室裡，小J一週至少要申請加班1－2小時，小B每天都準時下班。兩人進公司的時間、工作職務和內容幾乎一模一樣，沒有誰的更加困難。你是他們兩個的主管，今天公司內有一個晉升的職缺，請問你會晉用誰？不論你選擇晉用誰，都要有一個足夠強烈的理由，才能夠讓下屬服氣。

重點是誰有效率完成工作而不是留的久

現實生活中，小B是被晉升的那一個！我曾經與小 J 和小B的主管了解過他的決定，姑且稱他們倆的主管為 Cliff 吧！Cliff 告訴我：「公司需要像小B這種會做事的人來開源。」小B這樣的員工，不需要加班就能完成任務，代表他的工作效率好，做事得要領又能專注。

「先不論小 B 幫公司吃下多少新的案子，光只是看小 B 幫公司省下多少加班費就夠了。」Cliff 一對照之下，我真的能看出差異。

Cliff 接著說：「小 J 這樣的員工如果晉用只會讓公司的財庫門戶洞開！」Cliff 所言說得甚是，小 J 要是被升遷了，等於是起到鼓勵下屬加班的行動，而非鼓勵員工盡可能有效率的利用上班時間完成工作任務。

「準時下班並不是遲到或早退！為什麼會被認為是不道德的事呢？」Cliff 和我分享他對職場的觀察：「我認為那些上班時間不認真做事，沒一會兒就上網瀏覽網拍，以出公差名義請公假，事情做不完又回公司加班的人，才是偷掉公司資源的人。」

公司內部出現「自家賊」偷掉上班時間，偷掉加班費，以主管的角度來想怎麼能忍受呢？

準時下班是一種職場氛圍

Cliff 繼續分享到，很多職場員工，都會擔心準時下班會被同事討厭。所以儘管事情已經做完了，沒有待辦事項需要處理，仍舊會留在位置上多待個幾分鐘，假裝自己還有事情要忙。但其實，這只是反映了職場員工內在的不安全感——我怕和其他人不一樣，我會被討厭。

我問 Cliff：「如果員工真的很怕準時下班會被討厭，身為主管你該怎麼辦呢？」

Cliff 想了想回應我：「以公司政策的推行從上到下來說，會是最有效的，因為主管會起帶頭作用。創造職場氛圍，主管當然是有責任的。」這段話我很認同，也為 Cliff 這樣能夠清楚知覺到自己對員工可以造成什麼影響的主管深深感到佩服。

要避免員工常加班，最好的作法就是主管自己能夠準時下班，一來是傳遞「加班不是我衡量你們工作是否認真的指標」這種信息。二來是起到帶頭作用，讓員工知道主管是玩真的，不是只是偶一為之或是刻意要對下屬進行測試。主管需要示範良好且平衡的工作與生活，讓員工也有準時下班的勇氣！

掌握四要點你也能準時下班

1. 集中處理瑣碎的工作項目

上班族一定都了解，突如其來的電話聲、Email、訊息都會讓你中斷思緒。思緒被打斷後，就很難一鼓作氣地呵成。心理師艾彼建議你，不妨每天都在固定時間收發信件。比如：剛上班的 10 點鐘收發一次信，下午 2 點左右收發一次信件，下班前半小時再處理一次。這樣可以避免你一直想去看信，一上網又不小心花了一些時間在瀏覽網頁上。電話部分，在辦公室文化允許之下可以告訴對方何時會再回電做告知，比照集中回覆 Email 的方式，也集中回電給客戶，以避免思緒中斷以後又要花一些時間回到思考狀態的窘境。

2. 設定工作完成時間，和自己比賽

已經避免掉突如其來的打擾，就可以開始設定工作完成的時段，你預計幾點之前完成這個工作項目？如果是一個大專案，你還需要切割成更小的完成步驟，預設今天你要花多久時間完成幾個小步驟？幾天可以達到你將工作完成的目標？

開始和自己比賽，看自己是否能按照預計的速度完成一項方案。贏了雖然沒有獎金，但累積的可是上班族的自信啊！因為預估完成時間，也是在測試你自己預測的是否準確？你可否精確地預測自己的工作能力？並且，有紀律的去行動呢？和自己比賽，一次次的成功經驗，會提升你的自我效能感，當然也能大幅縮減你完成工作的時間囉！如此一來，你就離準時下班更近了。

3.要不怕閒言閒語，就要會做人

很多上班族不敢下班的原因，是害怕辦公室同事的眼光。「我要下班囉！」此時如果同事投射過來的是羨慕嫉妒恨的眼神，相信很多人都會背脊一陣涼，只想留下來加班了吧？如果要不怕閒言閒語，最好的方法就是學會做人。

上班的時間，你會不會留意到同事有額外的需要，願意提供他協助呢？即使同事沒有說出口，也會願意關懷對方？當同事請求幫忙時，你的態度又是什麼呢？如果是自掃門前雪的只想管好自己的事情，被貼上自私的標籤只是遲早的事。但若你的態度是和善又願意協助別人的，相信辦公室同事即使聽到閒言閒語，也不會輕易相信，反而會懷疑說閒話那方的動機喔！

4.隨時讓主管知道工作進度與狀況

上班族另一個害怕的，就是主管的眼光。主管會不會認為我偷懶呢？主管會怎麼想我？這類的擔憂都非常正常，也是你很在意這份工作的態度表現。與其被動的等主管來問才告知，主管不問就一直裝死的態度，艾彼建議你不如隨時讓主管知道你工作的進度與狀況。

只要主管能夠了解你的工作情形，相信主管就不會有那麼多的猜忌懷疑，覺得你提早下班一定是在鬼混。在老闆出擊前，先主動報備，也會凸顯你工作的積極態度，和同事間的差距也就拉出來囉！

對你來說，人生最重要的是什麼？想必不會是整天都被工作綁住的人生。過去，職場上看重的是成就與頭銜，要往高位爬相對得要付出多一點時間，但現在的職場已經和過去大不相同。下班以後的人生，才是你累積實力的另一個戰場。

好的關係品質、好的健康狀態，好的睡眠，最後一定會回報到你的工作上。從今天起，不要沒有效率的加班，當一個可以大方說出「我要準時下班」的人吧！

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